Avis d’offre d’emploi Secrétaire-réceptionniste N° de l’avis : 0010/ProVIC/2012 Superviseur : Responsable des affaires générales Lieu d’affectation : Matadi Date de clôture : 12 Décembre 2012
I. Contexte
Le Programme Intégré de VIH/SIDA en RDC, ProVIC en
sigle, financé par USAID est à la recherche d’un ou d’une
secrétaire-réceptionniste pour son bureau de Matadi. II. Responsabilités
a. Tâches Administratives - Accueillir et Orienter les visiteurs et s’assurer que ceux-ci remplissent les formalités de visites. - Rédiger les correspondances ; - Tenir à jour les différents documents de la Réception (registres, billets d’audience,…) - Enregistrer les mouvements de courriers entrants et sortants et les orienter vers les services concernés ; - Assurer le classement et l’archivage des documents - Assurer la propreté des équipements du bureau (photocopieuse, scanneur, imprimante et équipements audio-visuels, et réguler leur fonctionnement) ; - Assurer les services et l’organisation lors des réunions - Assurer la reproduction des documents (photocopies, reluire,…) - Appuyer les services lors de séminaires et ateliers - Assurer le suivi et la mise à jour du registre des présences - Gérer les communications téléphoniques du bureau avec l’extérieur et maintenir un carnet d’adresses pour les partenaires du projet - Veiller à la propreté du Bureau en collaboration avec les personnes préposées à ce poste. b. Tâches Logistiques - Assurer la gestion (et le suivi) quotidienne de stocks de fournitures de Bureau (Fiches de stock, Fiche des approvisionnements, Fiches de distribution/dispatching) ; - Distribution et suivi d’utilisation des fournitures de Bureau ; - Gérer le service de the/café ou l’eau. N.B : Outre ces tâches définies, le (la) Secrétaire-réceptionniste devra répondre à toutes les autres sollicitations répondant à son profil et jugées utiles par la hiérarchie pour la bonne marche de l'organisation. III. Profil
- Avoir une formation en secrétariat de direction ou en gestion ; - Avoir une expérience professionnelle d'au moins de deux (2) ans dans les fonctions similaires ; - Avoir la capacité d'entretenir de bonne relation de services au sein du Bureau et avec les partenaires. IV. Connaissances et Compétences - Capacités d’organisation ; - Bon relationnel ; - Transparence ; - Goût pour le travail en équipe ; - Maîtrise de Word, Excel et courrier électronique (mail et Out look) ; - Maîtrise de langues professionnelles et la connaissance de l’anglais est un atout. V. Dossier de candidature Les candidats intéressés qui possèdent les qualifications décrites ci-dessus peuvent envoyer leurs CVs et lettres de motivation à : info@provic.org Seul (es) les candidat(e)s répondant aux critères requis seront retenu(es) et invité(e)s pour passer les tests d'embauche (Interview). Les dossiers ne correspondant pas au profil ci-dessus ne seront pas acceptés. Veuillez mentionner la référence du poste comme objet du message.
|
Offres d'emploi >