Avis d’offre d’emploi

Secrétaire-réceptionniste

N° de l’avis : 0010/ProVIC/2012

Superviseur : Responsable des affaires générales

Lieu d’affectation : Matadi

Date de clôture : 12 Décembre 2012

I.              Contexte

Le Programme Intégré de VIH/SIDA en RDC, ProVIC en sigle, financé par USAID est à la recherche d’un ou d’une secrétaire-réceptionniste pour son bureau de Matadi.

II.             Responsabilités

a.     Tâches Administratives

-       Accueillir et Orienter les visiteurs et s’assurer que ceux-ci remplissent les formalités de visites.

-       Rédiger les correspondances ;

-       Tenir à jour les différents documents de la Réception (registres, billets d’audience,…)

-       Enregistrer les mouvements de courriers entrants et sortants et les orienter vers les services concernés ;

-       Assurer le classement et l’archivage des documents

-       Assurer la propreté des équipements du bureau (photocopieuse, scanneur, imprimante et équipements audio-visuels, et réguler leur fonctionnement) ;

-       Assurer les services et l’organisation lors des réunions

-       Assurer la reproduction des documents (photocopies, reluire,…)

-       Appuyer les services lors de séminaires et ateliers

-       Assurer le suivi et la mise à jour du registre des présences

-       Gérer les communications téléphoniques du bureau avec l’extérieur et maintenir un carnet d’adresses pour les partenaires du projet

-       Veiller à la propreté du Bureau en collaboration avec les personnes préposées à ce poste.

b.    Tâches Logistiques

-       Assurer la gestion (et le suivi) quotidienne de stocks de fournitures de Bureau (Fiches de stock, Fiche des approvisionnements, Fiches de distribution/dispatching) ;

-       Distribution et suivi d’utilisation des fournitures de Bureau ;

-       Gérer le service de the/café ou l’eau.

N.B : Outre ces tâches définies, le (la) Secrétaire-réceptionniste devra répondre à toutes les autres sollicitations répondant à son profil et jugées utiles par la hiérarchie pour la bonne marche de l'organisation.

III.            Profil

-       Avoir une formation en secrétariat de direction ou en gestion ;

-       Avoir une expérience professionnelle d'au moins de deux (2) ans dans les fonctions similaires ;

-       Avoir la capacité d'entretenir de bonne relation de services au sein du Bureau et avec les partenaires.

IV.           Connaissances et Compétences

-       Capacités d’organisation ;

-       Bon relationnel ;

-       Transparence ;

-       Goût pour le travail en équipe ;

-       Maîtrise de Word, Excel et courrier électronique (mail et Out look) ;

-       Maîtrise de langues professionnelles et la connaissance de l’anglais est un atout.

V.            Dossier de candidature

Les candidats intéressés qui possèdent les qualifications décrites ci-dessus peuvent envoyer leurs CVs et lettres de motivation à : info@provic.org

Seul (es) les candidat(e)s répondant aux critères requis seront retenu(es) et invité(e)s pour passer les tests d'embauche (Interview). Les dossiers ne correspondant pas au profil ci-dessus ne seront pas acceptés.

Veuillez mentionner la référence du poste comme objet du message.