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Responsable de Base Logisticien - Administrateur

Offre de recrutement

Responsable de Base Logisticien - Administrateur

Superviseur : Coordinateur de zone

Lieu d’affectation : Dungu

Durée du contrat : 6 mois, poste à pourvoir à partir du 7 février

Date de clôture : 13 Février 2012

 

 

I.              Contexte

 

MISSION Solidarités International est une association humanitaire qui secourt des populations en détresse, essentiellement victimes des conflits armés et des guerres. Spécialisée depuis 30 ans dans la couverture des besoins vitaux, à savoir manger, boire et s'abriter, elle prend en charge des programmes d'urgence puis de reconstruction. Dans le respect des cultures, Solidarités International met en œuvre ses programmes en unissant ses compétences à celles des employés et des cadres locaux. Les équipes de Solidarités International, composées d’environ 180 expatriés et de près de 1500 de cadres et d’employés locaux, sont aujourd'hui présentes en Afghanistan, au Pakistan, au Bangladesh, en Côte d’Ivoire, en Haïti, au Kenya, au Libéria, au Mali, en Mauritanie, au Myanmar, en République Centrafricaine, en République Démocratique du Congo, en Somalie, au Sud Soudan, au Tchad, et en Thaïlande.

Le Responsable de base assure la représentation de Solidarités International par délégation du Chef de Mission sur une base ou sur une zone géographique. Il anime la vie de la base et veille à la bonne communication entre les différents services. Référent sécurité sur sa base, il s’assure du respect par tous des règles et procédures Solidarités International. Sous la supervision du coordinateur administratif et du coordinateur logistique, le Logisticien - Administrateur assure la gestion administrative, comptable, financière et logistique de sa base, dans le respect des procédures bailleurs et Solidarités International. Il organise le support logistique et administratif aux programmes et est le garant de la bonne application de la politique Ressources Humaines Solidarités International. Il appuie, suit et forme les membres de son équipe.

II.             Fonctions

 

1.     Coordination et suivi :

-       Assurer l’animation, développer la cohésion de l’équipe ;

-       Veiller à la coordination et à la communication entre les différents services Gestion de la sécurité sur la base ;

-       Etre responsable de la sécurité des équipes et des biens sur sa base ;

-       Suivre et analyser et la situation sécuritaire et s’assurer de sa compréhension par les équipes ;

-       S’assurer du briefing géo-politico-sécuritaire à tous nouveaux arrivants sur sa base ;

-       S’assurer de la mise à jour régulière des documents et procédures liés à la sécurité ;

-       S’assurer du respect par tous des règles et procédures de sécurité sur sa base ;

-       S’assurer de la mise en place d’une veille sécurité permanente ;

-       Assurer la gestion immédiate des incidents de sécurité pouvant survenir sur sa base et en avertir immédiatement le Coordinateur Zone ;

-       Mettre en œuvre les moyens déterminés par l’équipe de coordination pour assurer la sécurité des équipes ;

-       Former les équipes aux procédures et règles de sécurité.

 

2.     Reporting / communication / représentation :

-       Collecter et compiler les informations opérationnelles et les rapports des équipes et transmettre à la coordination selon le planning défini ;

-       Gérer et centraliser les communications internes et externes sur la base ;

-       Etre le représentant officiel de Solidarités International sur sa base auprès des intervenants de l’aide, des autorités administratives, politiques et locales, de la société civile et des médias ;

-       Etre un participant actif aux forums humanitaires et réunions de coordination ;

-       Nouer et entretenir des relations avec les autorités administratives au niveau local et régional et effectuer une veille sur les réglementations en vigueur ;

-       Assurer le reporting administratif et logistique vers sa coordination selon le calendrier Solidarités International ;

-       Fournir aux coordinateurs logistiques et administratifs tous les éléments nécessaires à la rédaction des rapports intermédiaires et finaux.

 

3.     Gestion d’équipe :

-       Définir les besoins en personnel administratif et logistique sur sa base et recruter en fonction des moyens alloués ;

-       Former et appuyer les membres de son équipe sur sa base d’affectation ;

-       Planifier et encadrer l’activité de l’équipe administrative et logistique- Organiser des réunions formelles régulières avec les membres de son équipe ;

-       Effectuer les EAP des membres de son équipe.

 

4.     Gestion administrative du personnel :

-       Participer à l'accueil et l’intégration du nouveau personnel, assurer le briefing administratif ;

-       Superviser la gestion administrative du recrutement et de l’embauche du personnel de sa base ;

-       Superviser l’archivage, la tenue et la sécurisation des dossiers du personnel Solidarités International ;

-       Rédiger et assurer le suivi des contrats de travail des employés de sa base ;

-       S’assurer de la mise en place des EAP selon les procédures définies et suivre l’évolution professionnelle du personnel ;

-       Centraliser les demandes de formation exprimées par les équipes et mettre en place un plan de formation ;

-       Participer à l'instruction et à la décision des mesures disciplinaires ;

-       Appliquer les formalités prévues pour les sanctions et les fins ou ruptures de contrat ;

-       Superviser le recueil des éléments permettant l'établissement de la paie et veiller à la bonne conduite de celle-ci ;

-       Calculer les impôts et taxes et superviser les déclarations et paiements aux organismes concernés ;

-       Participer à la définition et à l’application des politiques salariales et sociales Solidarités International et évaluer les risques liés aux changements de politique salariale et sociale- Veiller à la mise en place des instances légales de représentation et de consultation du personnel sur sa base et participer à la gestion et au règlement des conflits ;

-       Organiser les réunions et la communication avec le personnel- Suivre l'évolution du coût de la vie- Tenir à jour l’organigramme de la base ;

-       Assurer la capitalisation des listes de prix et de fournisseur, ainsi que sur la documentation en usage (import – export, exonération, taxes) ;

-       Assurer le suivi BCI et informer les demandeurs de l’avancement du traitement de leurs commandes ;

-       Superviser l’envoi des archives administratives, faire remonter les dossiers achat des programmes clôturés à la coordination selon la périodicité établie.

 

5.     Trésorerie / comptabilité :

-       Gérer la trésorerie de sa base et veiller au bon approvisionnement de la caisse ;

-       Gérer les transferts et veiller à la sécurité des fonds ;

-       Elaborer les prévisionnels de trésorerie avec les Responsables Programmes ;

-       Superviser la tenue physique et la sécurité des coffres ;

-       Valider tous les décaissements et engagements de dépenses, en respectant les procédures Solidarités International.

 

6.     Suivi budgétaire / financements :

-       Mettre à jour les tableaux d’affectation pour sa base ;

-       Mettre à jour et analyser les suivis budgétaires en concertation avec les équipes logistiques et programmes ;

-       Faire le rapprochement entre consommation budgétaire et avancée des activités et proposer des solutions si nécessaire ;

-       Contrôler les coûts de fonctionnement de sa base d’affectation ;

-       Veiller au respect des procédures administratives des bailleurs de fonds ;

-       Assister le Coordinateur Administratif dans l’élaboration des rapports financiers et les travaux d’audits ;

-       Participer à l’élaboration des budgets pour les nouveaux projets Gestion administrative de la mission ;

-       Vérifier et valider tous les contrats rédigés sur la base ;

-       Assurer le suivi administratif des locations immobilières, des sinistres et des contrats d’assurance.

 

7.     Logistique :

-       Gestion de l’approvisionnement ;

-       Réaliser l’analyse d’environnement achat au niveau local ;

-       Superviser la mise à jour des listes de prix et des fichiers fournisseurs ;

-       Maitriser les procédures d’achat Solidarités International et celles des bailleurs finançant les programmes de la mission ;

-       Etablir et mettre à jour les chronogrammes d’achat en fonction du tableau de marchés, des chronogrammes d’activités et des contraintes logistiques contextuelles et procédurales- Réceptionner, vérifier et traiter les demandes de cotations et BCI ;

-       S’assurer du suivi et du respect des lignes budgétaires affectées à la logistique ;

-       Superviser la constitution des dossiers d’achats et rédiger les contrats ;

-       Participer à la rédaction des appels d’offre ;

-       Superviser la mise en œuvre des achats en veillant au respect des règles et procédures de validation ;

-       Sélectionner les fournisseurs, négocier les prix, les délais et les modalités de livraison ;

-       S’assurer que les dossiers d’achats sont complets et archivés selon les procédures Solidarités International ;

-       Assurer le suivi des relations avec les fournisseurs.

 

8.     Gestion du parc véhicules :

-       Négocier les contrats de location de véhicules ;

-       Superviser la planification et l’exécution des opérations de maintenance et de réparation des véhicules de la mission ;

-       Etablir le planning des mouvements de véhicules et le transmettre au Coordinateur Zone pour validation ;

-       S’assurer de la composition et de la présence des documents de bord dans tous les véhicules ;

-       Assurer de façon permanente la formation générale des chauffeurs et procéder à un contrôle régulier des connaissances ;

-       Responsabiliser l'équipe des chauffeurs au respect des procédures et des règles de sécurité propres à Solidarités International ;

-       Assurer le suivi, la consolidation, l'analyse et le compte-rendu des consommations de carburant et des index kilométriques pour chacun des véhicules ;

-       S’assurer de la présence, du classement et du suivi des documents administratifs pour chacun des véhicules ;

-       Superviser la tenue de la comptabilité sur sa base, contrôler les soldes de caisse ;

-       Tenir le coffre et superviser la clôture mensuelle, la révision et l’intégration de la comptabilité de sa base ;

-       Contrôler les classeurs comptables avant envoi en coordination.

9.     Gestion du parc équipement / télécommunication :

-       Mettre à jour l’état de parc en temps réel ;

-       Optimiser la répartition du matériel selon les besoins des activités ;

-       Organiser l’installation, la sécurisation et le suivi du matériel ;

-       Installer et assurer une maintenance régulière des moyens de communication ;

-       Former les équipes à l’utilisation des moyens de communication.

 

10.  Gestion et suivi du parc informatique :

-       Mettre à jour l’antivirus ;

-       Mettre en place une procédure de sauvegarde et de protection des données ;

-       S’assurer de l’entretien et de la bonne utilisation du parc informatique ;

-       Offrir une assistance technique aux équipes et organiser des sessions de formation.

11.  Gestion des stocks :

-       S’assurer des bonnes conditions de stockage du matériel et veiller au contrôle des dates de péremption ;

-       S’assurer du respect des procédures pour les entrées et sorties de stock ;

-       Garantir la bonne tenue de la documentation liée au stockage ;

-       Superviser l’inventaire physique mensuel des stocks.

 

III.            Profil

 

-       Expérience en gestion financière et ressources humaines ;

-       Expérience significative dans les pays en développement, idéalement en Afrique ;

-       Expérience au sein d’une mission de Solidarités International est un plus (maitrise des outils de gestion/de suivi indispensable) ;

-       Expérience de missions dans des contextes de sécurité instables Compétences et connaissances techniques :

o    Maîtrise d’Excel ;

o    Connaissance de SAGA et HOMERE (logiciels finance et RH) ;

o    Connaissances en logistique générale (transport, gestion des stocks, approvisionnements…) et des procédures logistiques ;

o    Connaissance générale des bailleurs de fonds (CIAA, OFDA, POOLED FUND, UNICEF…).

-       Capacités d’encadrement et compétences organisationnelles Savoir être :

o    Diplomatie et capacité à la négociation et aux compromis, ouverture d'esprit, tolérance, rigueur, autonomie, calme, patience, bonne résistance au stress ;

o    Socialement ouvert ;

o    Forte capacité d’adaptabilité et de prise d’initiative (éloigné de la coordination, doit être capable de prendre des décisions raisonnées, mode de communication limité : réseau téléphonique instable mais internet fonctionnel).

-       Langues :

o    La bonne maîtrise du français oral et écrit est essentielle ;

o    Un bon niveau en anglais est souhaitable (proposition de projet OFDA en Anglais).

 

IV.           Statut

Poste salarié : à partir de 1400 euros brut par mois, selon expérience, plus 10% de prime de congés payés versés mensuellement et Per Diem mensuel de 450 dollars. Solidarités International prend également en charge les frais d'hébergement ainsi que les frais de déplacements entre le pays d'origine de l’expatrié et le lieu de mission.

-       Couverture sociale : L’expatrié bénéficie d’une couverture sociale de qualité permettant de couvrir tous les frais de santé et d’une prévoyance accident incluant les risques de guerre.

-       Break : En cours de mission, une alternance travail - repos est assurée par des breaks prévus tous les trois mois. Sur la base d’une mission de 1 an, l'expatrié prendra un break d’une semaine à 3 et 9 mois de mission (avec une participation de 500 euros versée par Solidarités) ainsi qu'un break de 15 jours à 6 mois de mission (avec une prise en charge du billet d’avion aller et retour entre la mission et le lieu de résidence).

Contact: Marie Béatrix Carrale

How to apply:

Merci de nous envoyer votre candidature (CV et Lettre de motivation) en postulant sur notre site:

https://emea3.recruitmentplatform.com/syndicated/private/syd_apply.cfm?I...

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