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Recrutement d'un(e) Secrétaire

Avis de vacance

Recrutement d'un(e) Secrétaire

Référence : PSSP/COORD/MNH/005/2013

Lieu de d'affectation : Kinshasa

Date de clôture : 15 Décembre 2013 à 13h00

 

      I.        Contexte

L'ONG Progrès Santé Sans Prix, en sigle PSSP, est une organisation non gouvernementale de développement créée dans le but de contribuer dans la bonne gouvernance , à l'éducation citoyenne et à l'amélioration des conditions sanitaires de population par la réduction de la pandémie du VIH/SIDA et les IST , par la lutte contre le paludisme ainsi que de ses impacts en République Démocratique du Congo et de façon globale, à l’éradication de la pauvreté par le renforcement des actions de la société civile et du développement communautaire.

Ainsi, dans le cadre de la mise en œuvre de ses activités, PSSP compte utilisé un(e) Secrétaire pour son unité de Coordination Nationale en vue de s'assurer de l'efficacité des méthodes et du respect des procédures administratives et des domaines opérationnelles des projets.

     II.        Objectif

Le (a) Secrétaire est responsable de toutes les tâches relevant de ses compétences et du bon fonctionnement administratif de l'ONG. Elle sera sous la supervision du Coordonnateur National de PSSP, et sous l'autorité directe du responsable de la gestion administrative et financière de PSSP. La durée de sa mission est de une (1) année renouvelable avec trois (3) mois d'essai. La mission se déroulera à Kinshasa au sein de la Coordination Nationale de PSSP.

La mission du Secrétaire consiste à exécuter entre autres les tâches spécifiques ci-après:

1.     GESTION DU COURRIER

Conformément à cette fonction, les tâches sont :

-         Rédiger les courriers (mise en forme rédactionnelle, etc.) ;

-         Encoder les courriers arrivés – départs dans les cahiers prévus à cet effet ;

-         Classer le courrier dans les classeurs prévus à cet effet ;

-         Réaliser les bordereaux de transmission ;

-         Transmettre le courrier à la coordination (signataire) ;

-         S'assurer de l'envoi du courrier.
 

2.     GESTION DES VISITEURS

Conformément à cette fonction, les tâches sont :

-         Accueillir les visiteurs ;

-         Orienter les visiteurs en fonction de la demande ;

-         Prendre les Rendez-vous pour le personnel de l'ONG ;

-         Transmettre les dates de Rendez-vous aux personnes concernées ;

-         Limiter l'accès dans les bureaux aux personnes étrangères à l'ONG.
 

3.     GESTION DU TELEPHONE

Conformément à cette fonction, les tâches sont :

-         Réceptionner les appels ;

-         Appeler les numéros demandés par le personnel ;

-         Transmettre les appels aux personnes concernées ;

-         Prendre les messages et les transmettre aux personnes concernée ;

-         Gérer les communications téléphoniques (note dans le cahier prévu à cet effet, composition des numéros).
 

4.     GESTION DES DOCUMENTS ET DES DOSSIERS

Conformément à cette fonction, les tâches sont:

-         Classer les documents (contrats, demande de stage, etc.) dans les bons classeurs ;

-         Rechercher les documents classés, sur demande ;

-         Avoir un contrôle sur les classeurs rangés à son niveau (pas d'accès sans autorisation) ;

-         Faire signer et classer les documents relatifs aux demandes de congé, à la reprise de service et aux demandes de récupération.
 

5.     TRAVAIL DE BUREAU

Conformément à cette fonction, les tâches sont:

-         Imprimer le planning mensuel des sorties de terrain le lundi de la semaine précédant un nouveau mois ;

-         Réaliser la saisie de documents divers ;

-         Respecter les procédures administratives ;

-         Participer aux activités internes et externes de l'ONG ;

-         Adhérer et respecter le règlement d'ordre intérieur.
 

6.     GESTION DE LA CAISSE

Conformément à cette fonction, les tâches sont :

-         Le contrôle et mise à jour des caisses des projets ;

-         Faire le classement des dossiers administratifs, techniques et de caisse ;

-         Assure la gestion de la caisse, des fournitures et du matériel de bureau ;

-         Tenir les livrets journaux (caisse et banque) sous format Excel et les envoyer au Financier à la fin de chaque mois ;

-         Tenir le journal de caisse dans un registre suivant le format qui sera indiqué par le Financier ;

-         Préparation et de l’établissement régulier des avances, de réapprovisionnement et de clôture.
 

    III.        Qualification

Le candidat recherché devra avoir les qualifications suivantes :

-         Etre titulaire d’un diplôme d’études universitaires ou supérieures en Secrétariat de direction ou son équivalent (BAC + 3 ans minimum) ;

-         Avoir une expérience globale minimale d’au-moins 3 ans dans le secteur public ou privé ou avoir assumé des responsabilités similaires dans ce domaine ;

-         Avoir une connaissance de l’anglais de préférence ;

-         Avoir la maitrise de l’outil informatique (Word, Excel, Powerpoint, ...) ;

-         Avoir une intégrité professionnelle et des aptitudes à travailler en équipe ainsi qu’un sens des relations humaines ;

-         Avoir travailler dans une ONG nationale et/ou internationale serait un atout ;

-         Etre capable de travailler sous pression.
 

Soumission de dossier

Les dossiers de candidature doivent comprendre une lettre de motivation et un CV actualisé avec trois références à contacter, une copie de la carte d’identité, photocopie des diplômes et une attestation de service rendu. N’oubliez pas de préciser votre adresse électronique et votre numéro de téléphone. Seuls les candidats sélectionnés seront contactés.

Nous vous invitons à faire parvenir votre candidature (avec mention impérative du titre du poste et du numéro de l’Avis de Vacance de Poste sur l’enveloppe ou dans le titre du mail à l’adresse suivante : Av collège n° 41, Q8,Commune de la N'djili, Kinshasa, ou par courrier électronique : recrutementpssp@gmail.com.

COORDINATION NATIONALE
PROGRES SANTE SANS PRIX (PSSP)

41, Avenue Collège

Quartier 8

Commune de N'djili
Kinshasa, République Démocratique du Congo
E-mail: contact@psspongd.org/psspongd@yahoo.fr
Web: www.psspongd.org

 

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