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Office Assistant

Offre de recrutement

Office Assistant
Classification : D
Superviseur : Operations Manager
Lieu de travail : Kinshasa

Date de clôture : 01er Avril 2013

 

 

 

I.      Responsabilités générales

 

Office  Assistant fournit un soutien administratif et logistique à l'équipe des opérations. Il / elle apporte son soutien les opérations de l'USAID / RDC / PROSANI / MSH en fournissant des services qui incluent, les communications, la saisie des données, la réception des marchandises et les expéditions, les achats, classeurs et autres activités connexes.

 

II.     Responsabilités spécifiques

 

-       Fournir un soutien logistique pour le fonctionnement quotidien du bureau de PROSANI / MSH ;

-       Veiller à l'ordre et la propreté des douches, toilettes, une cuisine et salles de conférence ;

-       Pourvoir aux cuisines le lait, the et ustensiles usuels ;

-       Veiller a ce que les toilettes sont pourvues en fournitures nécessaires ;

-       S’assurer que l’environnement de travail est propre est sain ;

-       Veiller a ce que des pannes d’électricité, de la tuyauterie, des portes et fenêtres, des climatisations sont faites constatées et réparées à temps ;

-       Organiser les salles de réunion, tenir le calendrier de leur utilisation et d'en informer les nettoyeurs ainsi que leur superviseur pour assurer que les salles sont apprêtées pour le nombre approprié des participants ;

-       Fournir une assistance pour les petits achats, pour la polycopie et la numérisation des documents ;

-       Tenir un bon classement de documents administratifs relatifs à son travail ;

-       Fournir une assistance dans le déplacement des bureaux et des meubles ;

-       Recevoir les marchandises achetées et les expéditions et veiller à ce que tous les biens reçus sont entrés dans le système d'inventaire avant distribution aux autres membres du personnel ;

-       Assurer la gestion de stock des fournitures de bureau ;

-       Dresser un rapport mensuel de consommation pour générer de demande d’achat en fourniture ;

-       Assurer la gestion des magasins des fournitures et autres biens entreposés au bureau ;

-       Préparer et assurer le colisage pour  les expéditions des biens destinés aux bureaux de coordination ;

-       Assurer le suivi et la mise à jour des envois vers les coordinations ;

-       Faire un reporting mensuel de stocks entrés et sortis ;

-       Faire un reporting mensuel des expéditions des biens vers différentes destinations ;

-       Effectuer des tâches supplémentaires demandées par son supérieur immédiat.
 

III.    Qualifications et compétences

-       Diplôme en Sciences sociales, ou avoir formation apparentée combinée a l’expérience ;

-       Un minimum de 3 ans d'expérience dans un poste similaire ;

-       Expérience de travail avec une ONG internationale ;

-       Capacité d'orienter  le staff, flexibilité, discernement, esprit d'initiative, et capacité de mener à bien le  travail de façon autonome ;

-       Excellentes compétences interpersonnelles et une aptitude démontrée à interagir de façon professionnelle avec le personnel, les bailleurs des maisons, les réparateurs, les nettoyeurs clients et les consultants dans la diversité culturelle ;

-       Avoir le souci du détail ;

-       Les compétences en informatique notamment en  Word et Excel, avoir une expérience essentielle de la saisie de données, bases de données et tableurs.
 

Les candidat(e)s intéressé(e)s sont invité(e)s à soumettre à l’adresse ci-dessous leur curriculum vitae et une lettre d’intérêt : https://jobs-msh.icims.com 

Aucune candidature ne sera acceptée passé ce delà.

Management Science for health is an equal opportunity employer offering employment without regard to race, color, religion, sex, sexual orientation, age, citizenship, physical or mental handicap, or status as a disabled or Vietnam Era veteran of  the US, Armed Forces.

 

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