Offre d'emploi

Secrétaire Réceptionniste

Département : Administration & Ressources Humaines

Lieu d'affectation : Kinshasa

Grade : VI-2

Superviseur : Administrateur Général

Durée du Contrat : 12 mois avec possibilité de renouvellement

Date de clôture : 25 Novembre 2013

 

      I.        Contexte

IRC est une organisation humanitaire internationale créée depuis 1933 qui a pour mission de servir les réfugiés et les communautés victimes de catastrophes naturelles, d’oppression, et de conflits à travers le monde. Représentée dans plus de 25 pays, IRC intervient en République Démocratique du Congo depuis 1996 ou elle exécute des projets d’urgence et de post-urgence dans les secteurs de soins de santé primaire et de santé de la reproduction, reconstruction, développement communautaire et gouvernance locale, réponse aux urgences, violences basées sur le genre (GBV), et éducation et protection des enfants et jeunes.
IRC recrute un(e) Secrétaire-Réceptionniste avec objectif d’apporter un appui au département Administration et Ressources Humaines en prenant en charge le travail administratif et de secrétariat de Direction, traduire les documents de service de l’Anglais en Français ou vice versa, collecter et classer les feuilles de présence du personnel expatrié ainsi que le suivi de leurs dossiers de demande de visa.

    II.        Responsabilités

 

Le (la) Secrétaire-Réceptionniste prend essentiellement en charge les demandes de l’équipe de Direction notamment le Directeur Régional, le Directeur de Programme, le Directeur Régional des Ressources Humaines et le Directeur de Finance et Conformité.

-         Assiste la Direction dans le suivi des procédures administratives.

-         Prépare les correspondances de la Direction en français et (ou) en anglais.

-         Préparer les mémos et communiqué internes en français et (ou) en anglais à la demande de la Direction et gère le signataire du Directeur Régional.

-         Gérer l’agenda du Directeur Régional.

-         Gérer la liste des contacts de la Direction, sur demande, envoie les rapports annuels, calendriers, informe les contacts des changements de personnel au sein de la Direction, etc

-         Organiser les réunions et les conférences de la Direction.

-         Rédiger les procès-verbaux des réunions et des conférences de la Direction.

-         Préparer et commander les cartes de visites de la Direction.

-         Assurer la réception et centralise les appels pour la Direction.

-         Assurer le classement de la Direction.

 

1.    Traduction

-         Assurer la traduction de documents à usage interne ou de communication générale ;

-         Coordonner la traduction des documents officiels, légaux ou techniques par l’intermédiaire des agences de traduction en ligne.

 

2.    Administration du bureau

-         Suivi des réquisitions de la direction ;

-         Réceptionner et distribuer les courriers de la direction et Prépare et envoie le courrier sortant des Ressources Humaines et de la direction ;

-         Gestion de la salle de conférence ;

-         Assurer la distribution des factures téléphoniques en mode postpaid aux utilisateurs concernés et récolte leurs appels privés en appui à l’Administrateur ;

-         Assurer la collecte, le suivi et le classement des timesheets du personnel international.

 

3.    Général

-         S’engager à respecter le code de déontologie de l’IRC « IRC Way ».

-         S’engager à s’assurer de la mise en œuvre optimale de ce code de déontologie dans son cadre de travail.

   III.        Profil requis

-         Formation en Secrétariat de Direction, Sciences Administratives financières et toutes autres sciences similaire ;

-         Excellent niveau d’anglais et de français écrit et oral ;

-         Excellente capacité de rédaction en anglais et en français ;

-         Etre qualifié en traduction des textes de l’Anglais en Français et vice versa ;

-         Expérience de 2 années dans l’assistanat de direction serait un atout ;

-         Grande faculté d’organisation, capable de travailler de manière autonome ;

-         Bonne connaissance de la suite Microsoft Office (Excel, Word, Powerpoint) et des messageries électroniques (Outlook) ;

-         Etre de nationalité congolaise.

A compétences égales, la préférence sera donnée à une candidature féminine.
Présentation du dossier :

-         Lettre de motivation ;

-         Résumé/CV à jour avec les noms de trois références professionnelles (+ fonction, adresse email et contact téléphonique) ;

-         Copie des diplômes, attestations de services rendus ;

-         Copie de la carte de chômeur (pour candidat sans emploi) ;

-         Les candidatures seront adressées au bureau IRC Kinshasa, obligatoirement à l’adresse suivante : Recruitment-Kinshasa@Rescue.org ;

-         Veuillez mentionner le code du poste comme objet du message : SECREC.

Administration & Ressources Humaines