OFFRE D’EMPLOI
Secrétaire-réceptionniste de Bureau de ProVICLieu de travail : Kisangani/Province OrientaleSuperviseur direct : Office Manager Date de clôture : 20 Juin 2012 Source de financement : USAID
1. DESCRIPTIONS DES TACHES
a) Tâches Administratives
- Accueillir et Orienter les visiteurs et s’assurer que ceux-ci remplissent les formalités de visites. - Tenir à jour les différents documents de la Réception (registres, billets d’audience,…) - Enregistrer les mouvements de courriers entrants et sortants et les orienter vers les services concernés - Assurer le classement et l’archivage des documents - Assurer la propreté des équipements du bureau (photocopieuse, scanneur, imprimante et équipements audio-visuels, et réguler leur fonctionnement - Assurer les services et l’organisation lors des réunions - Assurer la reproduction des documents (photocopies, reluire,…) - Appuyer les services lors de séminaires et ateliers - Assurer le suivi et la mise à jour du registre des présences - Gérer les communications téléphoniques du bureau avec l’exterieur et maintenir un carnet d’adresses pour les partenaires du projet - Veiller à la propreté du Bureau en collaboration avec les personnes préposées à ce poste.
b) Tâches Logistiques
- Assurer la gestion (et le suivi) quotidienne de stocks de fournitures de Bureau (Fiches de stock, Fiche des approvisionnements, Fiches de distribution/dispatching) - Distribution et suivi d’utilisation des fournitures de Bureau - Gérer le service de the/café ou l’eau.
Outre ces tâches définies, le (la) Secrétaire-réceptionniste devra : - Répondre à toutes les autres sollicitations répondant à son profil et jugées utiles par la hiérarchie pour la bonne marche de l'organisation.
2. PROFIL REQUIS - Avoir une formation en secrétariat de direction ou en gestion. - Avoir une expérience professionnelle d'au moins de deux (2) ans dans les fonctions similaires - Avoir la capacité d'entretenir de bonne relation de services au sein du Bureau et avec les partenaires.
3. CONNAISSANCES ET COMPETENCES REQUISES - Capacités d’organisation - Bon relationnel - Transparence - Goût pour le travail en équipe - Maîtrise de Word, Excel et courrier électronique (mail et Out look) ; - Maîtrise de langues professionnelles ; la connaissance de l’anglais est un atout
DOSSIER DE CANDIDATURE ET DELAI Les candidats intéressés qui possèdent les qualifications décrites ci-dessus et résidents à Kisangani, peuvent envoyer leurs CVs et lettres de motivation à : info@provic.org Seul (es) les candidat(e)s répondant aux critères requis seront retenu(es) et invité(e)s pour passer les tests d'embauche (Interview). Les dossiers ne correspondant pas au profil ci-dessus ne seront pas acceptés. Veuillez mentionner la référence du poste comme objet du message.
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