Secrétaire-réceptionniste

OFFRE D’EMPLOI

 

Secrétaire-réceptionniste de Bureau de ProVIC

Lieu de travail : Kisangani/Province Orientale

Superviseur direct : Office Manager

Date de clôture : 20 Juin 2012

Source de financement : USAID

 

1.      DESCRIPTIONS DES TACHES

 

a)     Tâches Administratives

 

-       Accueillir et Orienter les visiteurs et s’assurer que ceux-ci remplissent les formalités de visites.

-       Tenir à jour les différents documents de la Réception (registres, billets d’audience,…)

-       Enregistrer les mouvements de courriers entrants et sortants et les orienter vers les services concernés

-       Assurer le classement et l’archivage des documents

-       Assurer la propreté des équipements du bureau (photocopieuse, scanneur, imprimante et équipements audio-visuels, et réguler leur fonctionnement

-       Assurer les services et l’organisation lors des réunions

-       Assurer la reproduction des documents (photocopies, reluire,…)

-       Appuyer les services lors de séminaires et ateliers

-       Assurer le suivi et la mise à jour du registre des présences

-       Gérer les communications téléphoniques du bureau avec l’exterieur et maintenir un carnet d’adresses pour les partenaires du projet

-       Veiller à la propreté du Bureau en collaboration avec les personnes préposées à ce poste.

 

b)    Tâches Logistiques

 

-       Assurer la gestion (et le suivi) quotidienne de stocks de fournitures de Bureau (Fiches de stock, Fiche des approvisionnements, Fiches de distribution/dispatching)

-       Distribution et suivi d’utilisation des fournitures de Bureau

-       Gérer le service de the/café ou l’eau.

 

Outre ces tâches définies, le (la) Secrétaire-réceptionniste devra :

-       Répondre à toutes les autres sollicitations répondant à son profil et jugées utiles par la hiérarchie pour la bonne marche de l'organisation.

 

2.      PROFIL REQUIS

-       Avoir une formation en secrétariat de direction ou en gestion.

-       Avoir une expérience professionnelle d'au moins de deux (2) ans dans les fonctions similaires

-       Avoir la capacité d'entretenir de bonne relation de services au sein du Bureau et avec les partenaires.

 

 

3.      CONNAISSANCES ET COMPETENCES REQUISES

-       Capacités d’organisation

-       Bon relationnel

-       Transparence

-       Goût pour le travail en équipe

-       Maîtrise de Word, Excel et courrier électronique (mail et Out look) ;

-       Maîtrise de langues professionnelles ; la connaissance de l’anglais est un atout

 

DOSSIER DE CANDIDATURE ET DELAI

Les candidats intéressés qui possèdent les qualifications décrites ci-dessus et résidents à Kisangani, peuvent envoyer leurs CVs et lettres de motivation à : info@provic.org

Seul (es) les candidat(e)s répondant aux critères requis seront retenu(es) et invité(e)s pour passer les tests d'embauche (Interview). Les dossiers ne correspondant pas au profil ci-dessus ne seront pas acceptés.

Veuillez mentionner la référence du poste comme objet du message.

 

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