Recrutement d’un(e) Chargé(e) des Operations en RDC

Avis d’appel à candidature

Recrutement d’un(e) Chargé(e) des Operations en RDC

Superviseur/ Grade: Représentante de l’ONUFEMMES en RDC, P-5
Type de contrat: durée déterminée (FTA)

Durée : un an (renouvelable
Grade proposé: ICS 10 (NO-C)

Date de clôture : 09 Juillet 2012

Source de financement du poste: IB

Contexte

Fondée sur le principe d'égalité inscrit dans la Charte des Nations Unies, l’Entité des Nations Unies pour l’égalité des sexes et l’autonomisation des femmes (ONU Femmes) travaille pour l'élimination de la discrimination contre les femmes et les filles, l'autonomisation des femmes et la réalisation de l'égalité entre les femmes et les hommes en tant que partenaires et bénéficiaires du développement, des droits humains, de l’action humanitaire et de la paix et la sécurité. Plaçant les droits des femmes au centre de tous ses efforts, l'ONU Femmes dirige et coordonne les efforts du système des Nations Unies pour s'assurer que les engagements sur l'égalité des sexes et l'intégration du genre se traduisent en action à travers le monde. L’ONU Femmes fournit un leadership fort et cohérent pour appuyer les priorités et les efforts des états membres, et crée des partenariats efficaces avec la société civile et les autres acteurs concernés.
L’ONU-Femmes a établi sa présence en RDC en 2002-2003. Ses interventions ont surtout porté sur l'appui et le partenariat avec toutes les parties prenantes clés visant à promouvoir l'égalité de genre.

L’ONU-Femmes s'est impliqué dans diverses initiatives d'importance en RDC, notamment pour faciliter la participation des femmes au processus de paix en 2002-2003, pour intégrer la dimension du genre dans les processus politiques de la RDC, pour appuyer les femmes dans le cadre des élections et au-delà et pour lutter contre les violences sexuelles et basées sur le genre et le VIH/SIDA.
Cependant les femmes ne représentent que 8 % des élus et seulement 5 sur les 43 membres du gouvernement national; rares sont celles qui ont été élues dans administrations provinciales.
La nécessité de faire progresser l'égalité de genre et les droits fondamentaux de la femme en RDC s’est imposée avec encore plus d’évidence du fait de la multiplication des actes de violence sexuelle contre la femme dans les zones de conflit du pays.
Afin de renforcer la gestion de ses opérations en RDC, ONU-Femmes souhaite recruter une personne chargée de la bonne gestion de ses opérations.

Sous la supervision du Représentant de l’ONU FEMMES, le (ou la) titulaire du poste gère et supervise les ressources financières, budgétaires, humaines, logistiques et autres affaires administratives du bureau en conformité des règles et procédures de l’organisation de manière à en assurer le bon fonctionnement général du cadre de travail. Il ou elle représente les Bureaux (pays et sous-bureaux) dans le cadre des services communs et assure le suivi des dossiers et questions y afférentes. Il ou elle conseille la Direction, le personnel et les partenaires sur les règles, politiques et procédures relatives aux questions opérationnelles. Il ou elle gère l’équipe des Opérations en assurant une étroite collaboration avec les collègues des programmes et les autres Agences des Nations Unies dans une approche orientée vers le client.

 

Fonctions et Résultats clefs escomptés

·         Résumé des Fonctions clefs:

-       Assure la direction stratégique et opérationnelle des Opérations (qualité irréprochable des Opérations et coaching régulier de l’équipe des opérations) ;

-       Gère les ressources financières et assure la supervision de l’équipe des finances ;

-       Gère les ressources humaines et supervise l’équipe des RH ;

-       Assure la gestion efficiente de la Logistique et des Approvisionnements et supervise l’équipe des Approvisionnement (Rapidité, pro activité des services logistiques) ;

-       Organise et coordonne l’action des Services Communs en établissant les partenariats avec les autres Agences du SNU ;

-       Assure la mise en œuvre des stratégies ICT et du système de gestion de l’informatique et de la documentation (y compris l’instauration d’une culture d’archivage et classement approprié des documents comptables, RH, programme, etc.).

Point Focal pour la sécurité

Assure la direction stratégique et opérationnelle des Opérations (qualité irréprochable des Opérations et coaching régulier de l’équipe des opérations) en se focalisant sur l’atteinte des résultats suivants:

-       Gère les Opérations en stricte conformité avec les règles et procédures du PNUD /NU, met en œuvre les stratégies opérationnelles telles que fixées au niveau « corporate », fixe les orientations de la direction telles que contenues dans le BSC et assure le suivi des résultats ;

-       Etablit des relations de partenariat avec les potentiels partenaires en mettant en œuvre un système de gestion de la clientèle pour mobiliser les ressources ;

-       Assure le bon déroulement du travail au niveau du bureau et met en œuvre les Procédures Standard Opérationnelles (SOPs) en Finance, Ressources Humaines, Approvisionnement et Logistique ;

-       Analyse constamment l’environnement de travail et procède à des ajustements constants des Opérations, conseille sur les implications légales et évalue les risques.

Œuvre au partage des connaissances au niveau de l’équipe de direction et des Opérations, organise la formation des membres des Opérations et dissémine les meilleures pratiques et fait des contributions au réseau des partages de connaissance et des pratiques.

Gère les ressources financières et assure la supervision de l’équipe des finances en se focalisant sur l’atteinte des résultats suivants:

-       Planification effective, suivi des dépenses et audit des ressources financières en plus des revenus Extrabudgétaires en conformité avec les règles et procédures de l’organisation ;

-       Assure le rôle de Manager Niveau 2 dans Atlas pour l’approbation des Vouchers et des transactions de trésorerie, rapprochement bancaire. Approbation des décaissements en suspens comme “Troisième autorité” (chèques, transferts, EFT) ;

-       Organisation du mécanisme de recouvrement des coûts pour les services rendus aux projets incluant la préparation de factures pro forma ;

-       Organisation et supervision des décaissements du bureau, incluant la gestion de la trésorerie, le suivi des recommandations des niveaux de décaissements autorisés, la gestion des relations avec la Banque, les comptes rendus réguliers et le rapprochement de toutes les transactions, la sécurité des actifs financiers au bureau ;

-       Contrôle des rapports financiers d’exception relatifs aux activités inhabituelles, investigation des anomalies ou des transactions inhabituelles. Informe les superviseurs et les autres collègues du bureau régional et du siège des résultats des investigations au cas où les des réponses satisfaisantes n’auraient pas été obtenus.

 

Autorise l’annulation des transactions où des paiements

Assure la gestion des ressources humaines et supervise l’équipe des ressources humaines tout en se focalisant sur l’atteinte des résultats suivants:

-       Conformité du bureau aux stratégies et procédures standard du PNUD en matière de gestion des Ressources Humaines ;

-       Assure une gestion optimale des ressources humaines du bureau et des Projets ;

-       Supervise le processus de recrutement en conformité avec les procédures de l’organisation, utilise de façon appropriée différentes modalités contractuelles, gestion des contrats, Chargé des Opérations assurant les fonctions de HR Manager dans ATLAS ;

-       Etablit des normes de travail et de performance, met en place des systèmes de développement et de renforcement des capacités des membres du personnel.

Mise en œuvre de la stratégie d’accès universel sur l’apprentissage en assurant l’accès des membres du personnel aux formations appropriées.

Assure la gestion efficiente de la Logistique et des Approvisionnements et supervise l’équipe des Approvisionnement (Rapidité, pro activité des services logistiques) tout en se focalisant sur l’atteinte des résultats suivants :

-       Conformité des approvisionnements des bureaux aux stratégies et procédures standard de l’organisation en la matière et élaboration du plan des stratégies d’approvisionnement du bureau intégrant des stratégies de consultations, sélection et évaluation des fournisseurs, gestion de la qualité, gestion des relations avec les clients , promotion et sensibilisation sur le « e-procurment », évaluation des performances ;

-       Elaboration des stratégies de contrats du bureau intégrant les processus d’appel d’offres et d’évaluation, gestion des contrats et des contractants, prise en compte des incidences juridiques ;

-       Supervision de la logistique et des approvisionnements en conformité avec les règles et procédures de l’organisation, le Chargé des Opérations agissant comme Manager Niveau 2 dans Atlas pour l’approbation des Bons de Commande.

 

Assure la bonne gestion des Immobilisations, des équipements et des services logistiques

Assure la mise en œuvre des stratégies ICT et du système de gestion de l’informatique et de la documentation (y compris l’instauration d’une culture d’archivage et classement approprié des documents comptables, RH, programme, etc.)

-       Optimisation des fonctionnalités ATLAS pour améliorer les résultats et le service-client ;

-       Identification des systèmes/applications, permettant d’une part de transformer les processus internes de gestion en applications internet (e-courrier, e-archives, etc.) et d’autre part de promouvoir un système de partage des connaissances, ceci dans le but de répondre aux préoccupations d’efficacité, de formation et de responsabilisation identifiées au préalable ;

-       Maintenance d’un environnement IT sécurisé et fiable ainsi qu’un plan de prévention en cas de crises ou désastres.

Identification et promotion des différents systèmes et applications de gestion optimale, de partage des connaissances, de la fourniture d'informations et de l'apprentissage, y compris le classement électronique, basé sur le système Web de gestion de bureau, etc.

Organise et coordonne l’action des Services Communs en établissant les partenariats avec les autres Agences du SNU, en se focalisant sur le résultat suivant :

-       Dans l’esprit de la réforme des Nations Unies, assurer une gestion commune appropriée des services communs et du budget, y relatif.

Etre point focal pour la sécurité

Le Point Focal de Sécurité de la représentation de l’ONU FEMMES a pour rôle de veiller à l'application des normes et procédures sécuritaires des Nations Unies dans l'espace de travail de l’ONU FEMMES. Il ou elle veillera aux respects des règles sécuritaires par le personnel de l’ONU FEMMES aussi bien à Kinshasa que dans les sous-bureaux de l'ONU FEMMES en RDC. Le titulaire du poste devra toujours exercer ses fonctions en étroite collaboration avec UNDSS et sous la supervision du Représentant. Il ou elle se focalisera sur les résultats suivants:

-       Planifier, gérer et superviser la mise en place, la mise en œuvre et la gestion de toutes les mesures de sécurité et de services dans tous les endroits du bureau pays de l’ONU Femmes et des bureaux sur le terrain pour assurer le bien-être et la protection des membres du personnel et la prestation efficace et optimale des programmes de l'ONU Femmes et des projets ;

-       Surveiller et veiller à ce que toutes les mesures de sécurité de l'ONU Femmes sont en conformité avec les procédures de sécurité du système des Nations Unies, des règles et des politiques ;

-       Collaborer et consulter UNDSS / PNUD et d'autres partenaires du système des Nations Unies pour s'assurer que les intérêts et les priorités de l’ONU Femmes sont prises en compte dans l'élaboration de mesures de sécurité et / ou de contribuer à l'élaboration des politiques.

 

Impact des Résultats

Les résultats clés ont un impact sur l'économie globale, l'efficacité et l'efficacité des opérations RO en ce qui concerne l'utilisation des ressources de l'entreprise dans les domaines suivants:

-       Les services financiers

-       Ressources humaines

-       Les achats et services logistiques

-       TIC

-       Services communs et la mise en œuvre de l'agenda de l'ONU sur les services communs et des achats groupés ;

-       Sécurité

 

Compétences

·         Compétences générales:

-       Faire preuve d'intégrité en modélisant les valeurs de l'ONU et des normes éthiques ;

-       Promouvoir la vision, la mission et les objectifs stratégiques de la femme des Nations Unies ;

-       Affiche culturelle, la sensibilité au genre, la religion, la race, la nationalité et l'âge et l'adaptabilité ;

-       Traiter tout le monde équitablement, sans favoritisme.

Compétences fonctionnelles:

·       Gestion des connaissances et apprentissage

-       Favorise la gestion des connaissances chez les femmes de l'ONU et un environnement d'apprentissage dans le bureau grâce au leadership et l'exemple personnel.

-       Travaille activement à la formation continue tout personnelle et le développement dans un ou plusieurs domaines de pratique, agit sur un plan d'apprentissage et applique les compétences nouvellement acuired.

·       Développement et Efficacité Opérationnelle:

-       Aptitude à diriger la planification stratégique, la gestion axée sur les résultats et les rapports.

-       Aptitude à diriger la formulation et le suivi des projets de gestion.

-       Solide connaissance des ressources financières et gestion des ressources humaines, contrat, d'actifs et les marchés, l'information et de la technologie de communication, administration générale.

-       Aptitude à conduire des processus d'affaires re-engineering, la mise en œuvre de nouveaux systèmes (côté entreprise), et affecter le personnel du comportement / attitudes changement.

·       Management et Leadership:

-       Établit des relations solides avec les clients, se concentre sur l'impact et le résultat pour le client et répond positivement aux commentaires

-       Approche cohérente de travail avec une énergie et une attitude positive et constructive

-       Démontre de bonnes aptitudes en communication orale et écrite

-       Démontre une ouverture au changement et sa capacité à gérer la complexité

-       Dirige des équipes de manière efficace et montre le mentorat ainsi que des compétences de résolution de conflits ;

-       Démontre de solides compétences en communication orale et écrite.

 

Compétences et expérience requises

-       Formation universitaire: Diplôme de niveau BAC +5 ou équivalent en Administration des Affaires, Administration publique, Finances, Master Droit, Economie et Gestion, ou domaine connexe.

-       UN first-level university degree in combination with qualifying diploma universities du premier cycle assorti d'une longue expérience may be accepted in lieu of the advanced university degree. L’expérience dans le domaine requis (au moins 7 ans) peut être acceptée en lieu et place du diplôme universitaire avancé.

Expériences         

-       Minimum 5 ans d'expérience pertinente au niveau national ou international dans la fourniture de services consultatifs de gestion et / ou la gestion du personnel et des systèmes opérationnels ;

-       Expérience dans l'utilisation des ordinateurs et des logiciels de bureautique, de l'expérience dans la gestion des systèmes de gestion basés sur Internet. La maitrise d’ATLAS serait un atout réel.

Dans les 3 mois suivant la prise de fonction, obtenir la certification du PNUD en Achats, RH, comptabilité et finances et IPSAS.

Langues                                     

Excellente maîtrise du Français et une bonne connaissance de l’Anglais sont indispensables.

Les dossiers de candidature composés d’une lettre de motivation, P11 et des copies de diplômes sont postés au site de recrutement :http://jobs.undp.org

Les candidatures féminines répondant au profil sont fortement encouragées

Ne seront contactées que les personnes dont les candidatures seront présélectionnées

 

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