Recrutement d’un(e) Assistant(e) Exécutif (ve)

Avis de vacance de poste

Recrutement d’un(e) Assistant(e) Exécutif (ve) de la Représentante de l’ONU Femmes

N° de l’avis : UNW-2012/KIN/001

Superviseur : Représentante ONU FEMME

Grade Actuel : ICS-5
Type de contrat : SSA
Durée :
6 mois
Lieu d’affectation: Kinshasa

Date de clôture : 07 Août 2012

 

Contexte

 

Fondée sur le principe d'égalité inscrit dans la Charte des Nations Unies, l’Entité des Nations Unies pour l’égalité des sexes et l’autonomisation des femmes (ONU Femmes) travaille pour l'élimination de la discrimination contre les femmes et les filles, l'autonomisation des femmes et la réalisation de l'égalité entre les femmes et les hommes en tant que partenaires et bénéficiaires du développement, des droits humains, de l’action humanitaire et de la paix et la sécurité. Plaçant les droits des femmes au centre de tous ses efforts, l'ONU Femmes dirige et coordonne les efforts du système des Nations Unies pour s'assurer que les engagements sur l'égalité des sexes et l'intégration du genre se traduisent en action à travers le monde. L’ONU Femmes fournit un leadership fort et cohérent pour appuyer les priorités et les efforts des états membres, et crée des partenariats efficaces avec la société civile et les autres acteurs concernés.

Créée le 02 juillet 2010 de suite de la résolution GA Résolution A /64/289 de l’Assemblée Générale des Nations Unies, l’Entité des Nations Unies pour l’égalité des sexes et l’autonomisation des femmes, ONU FEMMES, a fusionné les anciennes structures de l’UNIFEM, INSTRAW, OSAGI et DAW et est opérationnelle depuis le 1er janvier 2011.

En République Démocratique du Congo, ONU FEMMES vient de finaliser son premier plan stratégique pour la période 2012-2013, lequel s’est aligné sur les priorités du gouvernement congolais telles que définies par le DSCRPII ainsi que les orientations du plan cadre des Nations Unies pour l’assistance au développement (UNDAF). C’est dans le cadre de la mise en œuvre de ce Programme que l’ONU FEMMES recrute pour son bureau de Kinshasa, un(e) Assistant(e) Exécutif (ve) à la Représentante afin d’appuyer le bureau dans la préparation de toutes les activités liées à la Représentation de l’ONU FEMME de la République Démocratique du Congo afin d’assister le bureau à la préparation de toutes les activités de la Représentante de l’ONU Femmes en RDC, ONU-Femmes souhaite recruter un(e) Assistant(e) personnel(le) de la Représentante.

Responsabilités

-       Planifier, inscrire, gérer et ajuster les différentes rencontres et réunions journalières de la Représentante

-       S’occuper du Secrétariat de la Représentante en général (échanger et transmettre des correspondances écrites et électroniques, mémos, lettres, emails aux collègues et partenaires venant de la Représentante et vice versa) ;

-       Préparer et assurer la distribution du courrier, vérifier les correspondances soumises pour la signature de la Représentante et traduire les documents en cas de besoins ;

-       Gérer le courrier par un mécanisme de numérotation des courriers entrant et sortant et proposer les éléments de réponse à toute les correspondances ;

-       Elaborer et mettre à jour les répertoires contenant les contacts des Représentants et Assistantes des autres Agences des Nations Unies, des Ambassades, des Autorités Publiques et autres partenaires ;

-       Procéder, en collaboration avec les autres collègues du Bureau aux demandes verbales (par téléphone) et écrites (note verbale) des rendez-vous en faveur de la Représentante;

-       Réunir les informations factuelles et les documents justificatifs pertinents qui apportent des éclaircissements aux questions principales et fournissent des détails qui peuvent être utilisées au cours des réunions, des conférences et autres événements et les rendre accessibles aux membres du personnel concernés ;

-       Préparer les fiches de présence et Congé de la Représentante puis les soumettre à l’Administration pour complétion et à la Directrice Régionale pour l’Afrique Centrale pour approbation;

-       Tenir à jour le plan de mission et de congé (LMP) de la Représentante suivant les éléments reçus de lui, en tenant compte des déplacements à l’intérieur et à l’Extérieur du Pays ;

-       Réunir facilement et rapidement les informations en maintenant les dossiers électroniques sur fichier et les dossiers imprimés dans des classeurs ;

-       Tenir un inventaire des dossiers classés par unité ;

-       Offrir son assistance aux collègues qui ont besoin de traiter avec d’autres services de l’organisation et de disponibiliser les informations nécessaires et utiles au bon déroulement du travail au sein du Bureau aussi bien qu’au niveau de tous les partenaires internes et externes au Bureau Pays ;

-       Organiser et gérer avec précision les multiples tâches en établissant les priorités et en tenant compte des délais, des interruptions régulières et des ressources disponibles.

-       Préparer les différentes réunions au sein du bureau et en assurer la prise de note, le suivi des recommandations et la circulation des comptes rendus (réunions hebdomadaires des chefs de section, réunions mensuelles du personnel, réunions mensuelles de programme,…).

 

Qualifications et Compétences

 

-       Etre titulaire d’un diplôme de fin d’études secondaires, complétées par une formation d’études commerciales et administratives, en secrétariat de direction ou dans le domaine équivalent ;

-       Avoir une expérience d’au moins six(5) ans d’Assistant (e) de Direction ou d’Assistant(e) Administratif (ve) au niveau national qu’international, de préférence dans une agence du système des Nations Unies ;

-       Etre capable d’entretenir des relations de travail dans un esprit d’équipe ;

-       Avoir une bonne capacité d’analyste et de négociateur (trice) ;

-       Avoir la capacité à exprimer les idées et les concepts oralement et par écrit de façon aussi claire et concise que possible ;

-       Avoir la capacité de travailler dans un environnement international et multiculturel ;

-       Avoir une maitrise du français et de l’anglais ;

-       Avoir la maitrise du logiciel de gestion de base (Windows, Excel et Word)

 

Le dépôt des dossiers

Les dossiers de candidature doivent comprendre :

-       Le CV et une lettre de motivation ;

-       Photocopies des diplômes obtenus ;

-       Trois personnes de référence ;

-       Les coordonnées de contact ainsi que tout autre document attestant les aptitudes professionnelles du ou de la candidate.

Les dossiers sont à déposer sous pli fermé avec la référence du poste au bureau de l’ONU FEMMES sis avenue de l’OUA n°25

Les candidatures féminines sont vivement encouragées.

 

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