Gestionnaire Logistique

APPEL A CANDIDATURE


Poste : Gestionnaire Logistique

Superviseur directe : COORDINATEUR Logistique

Département : Logistique

Lieu de travail : Lubumbashi/KATANGA

Grade : VII-2

Durée : 12 mois renouvelables

Date de clôture: 14 Juin 2012

      I.        Description du poste

Sous la supervision du GSC Coordinator, le poste consiste à assurer correctement, loyalement, conformément aux procédures et au règlement de l’entreprise IRC, et à la loi du travail en vigueur en République Démocratique du Congo les responsabilités dont la gestion d’approvisionnement des biens & services, la gestion des entrepôts, les actifs (assets et équipements) & biens (propriétés) de l’IRC. Il apporte le support Logistique nécessaire aux programmes OPEQ, CDR et aux autres départements que sont l’Administration, l’administration / RH et les Finances.
Il veillera à faire respecter la mise en application des procédures selon les manuels des achats, inventaires & assets et transport afin de faciliter l’ensemble des tâches qui reposent sous la responsabilité de l’unité de la Chaine d’approvisionnement.

     II.        Responsabilités spécifiques :

1)     Conformité

·         Contrôler les politiques et procédures afin de garantir qu'elles sont maintenues à jour et qu'elles sont pertinentes vis-à-vis de la situation du site et des exigences des programmes de l'IRC ;

·         Veiller à ce que la conformité avec les politiques soit documentée au moyen de vérifications systématiques et aléatoires de la mise en œuvre des politiques et des registres d'approvisionnement, selon un calendrier convenu avec le Coordinateur de la chaîne d'approvisionnement ;

·         Apporter un soutien constant et constructif aux autres départements pour garantir la conformité avec les politiques et procédures ;

·         Informer rapidement le Coordinateur de la chaîne d'approvisionnement de tout sujet de préoccupation lié à des violations potentielles ou soupçonnées des politiques et procédures ;

·         Veiller à ce qu'en matière d'approvisionnement les audits ne révèlent aucune observation/conclusion négative.

 

2)     Gestion de l’approvisionnement

·         Mettre en place la liste de fournisseurs autorisés et la renouveler chaque 30 Septembre au moyen des processus de sélection et de présélection de l'IRC ;

·         Assure le contrôle diligenté (références des fournisseurs, visites sur les sites, données historiques, conformité avec les normes en matière de lutte anti-terrorisme) pour les Fournisseurs autorisés et les Fournisseurs contractés chaque 30 Septembre ;

·         Gère les fournisseurs contractés et autorisés en termes de qualité, de délai de livraison, de rapport qualité-prix, etc.

·         Gère l’étude régulière de marché dans les secteurs-clés de l'approvisionnement, afin de garantir que l'IRC obtient le meilleur rapport qualité-prix ;

·         Gère les processus liés aux contrats/appels d'offres et consultations des fournisseurs ;

·         Assurer la Gestion et le Suivi des Commandes (PR, Réception, Livraison, Inventaires avec respect des procédures et des délais d’exécution rapides).

 

3)     Gestion des inventaires, actifs et transport

·         Supervise les inventaires physiques magasins chaque 31 Mars et 30 Septembre (prologs module inventaire) et fais le spot check hebdomadaire ;

·         Assure l’enregistrement et l’affectation et réaffectation des équipements (prologs : module assets) ;

·         Tenir à jour le fichier de gestion des équipements et propriétés (prologs : module assets) ;

·         Mettre en œuvre et diriger les politiques et procédures standard de l'IRC en matière de véhicules, en portant une particulière aux questions de sécurité ;

·         Veiller à la bonne gestion des carburant et lubrifiants au niveau d’IRC et aussi au niveau des partenaires bénéficiaires auprès desquels des inventaires et des formations ponctuelles seront régulièrement faits ;

·         Veiller au bon fonctionnement du garage chargé des réparations et entretiens des engins et équipements (véhicules, Motos, Groupes électrogènes, vélos, etc..). Il a également la charge d’identifier un partenaire spécialisé avec lequel un protocole d’accord permettra de faire des réparations plus complexes sur ces équipements et engins ;

·         Veille au bon fonctionnement du garage chargé des réparations et entretiens des engins et équipements (véhicules, Motos, Groupes électrogènes, vélos, etc.) ;

·         Identifie un partenaire spécialisé avec lequel un protocole d’accord permettra de faire des réparations plus complexes sur ces équipements et engins.

 

4)     Documentation et communication de rapports

·         Assurer avec les unités concernées, internes ou externes, le suivi des documents et veiller à ce que tous les registres d'approvisionnement soient complets et accessibles ;

·         Assure un bon système de classement de tout dossier de payement (demande de payement, ATC check, facture, rapport de livraison, bon de commande, BID analysis, rapport d’analyse des offres, demande de cotation, demande d’achat) déposé au département finance ;

·         Analyse le suivi des demandes d'achat afin de garantir que tout l'approvisionnement soit effectué de manière efficace et opportune ;

·         Assure la soumission des rapports suivants au bureau Provincial chaque le 5 du mois : PLMR (Provincial Logistique Management Report), PRTS (Purchase Request Tracking Sheet), GSCSR (Global Supply Chain Summary Report).

 

5)     Coordination et Représentation

·         Planifier les besoins et interventions Logistiques en coordination avec les autres départements ;

·         Organise des rencontres hebdomadaires avec chaque département pour une meilleure évaluation des besoins et l’établissement d’une planification des interventions.

 

6)     Supervision du personnel

·         Définir des objectifs de performances clairs pour le personnel que vous supervisez et veille à ce qu'ils soient compris ;

·         Conduire des évaluations semestrielles intermédiaires des performances chaque 31 Mars et apporter régulièrement à chaque membre du personnel que vous supervisez un feedback personnalisé afin d'assurer que les objectifs de performances sont atteints ;

·         Conduire des évaluations des performances annuelles chaque 30 Septembre pour le personnel que vous supervisez directement et gérer les faibles performances et les questions disciplinaires conformément aux politiques et procédures de l'IRC en matière de ressources humaines ;

·         Veiller à ce que les congés annuels du personnel soient suivis et planifiés à l'avance et qu'il y ait une couverture durable et un personnel de remplacement suffisant pour remplacer tout le personnel en congé ;

·         Examiner et approuver/valider les feuilles de présence de votre personnel sur une base mensuelle et les demandes de déplacement.

    III.        PROFIL ET COMPETENCES REQUIS

·         Diplôme de niveau universitaire (graduat ou licence) de préférence dans le domaine ou une formation spécialisée équivalente ;

·         Excellent niveau d’anglais et de français écrit et oral ;

·         Expérience de deux années au moins a un poste similaire, de préférence au sein d’une organisation humanitaire ;

·         Grande faculté d’organisation et de précision ;

·         Capable de travailler de manière autonome et de prendre des initiatives ;

·         Capacité de travailler en équipe ;

·         Capacité de travailler dans une situation stressante ;

·         Capacité de rédiger des rapports clairs et concis ;

·         Capacité d’organiser un système efficace d’archivage (classement, dossiers logistiques) ;

·         Compétences en communication interpersonnelle, à respecter et à faire respecter les procédures ;

·         Maitrise des logiciels informatiques tels que Microsoft Word, Excel et Power Point.

V. PRÉSENTATION DU DOSSIER :

·         Lettre de motivation

·         CV à jour comprenant trois références professionnelles (+ fonction, adresse email et contact téléphonique)

·         Copie des diplômes, attestations de services rendus et recommandations, copie d’une pièce d’identité.

·         Copie de la carte de chômeur (pour candidat sans emploi)

VI. DEPOT DES CANDIDATURES

·         Adressez les demandes d’emploi à la Coordinatrice Logistique ou par courriel à l’adresse suivante : Recruitment-Lubumbashi@RESCUE.org

·         Marquez sur l’enveloppe Gestionnaire Logistique

N.B :

- Seules les candidatures retenues seront contactées.
- Les candidatures féminines sont fortement encouragées.

Pour le Département Administration et Ressources humaines
Nathalie TSHIKAJI

Gestionnaire ADM/RH ai - Haut-Katanga / Kolwezi

PROCESSUS DE RECRUTEMENT D’INTERNATIONAL RESCUE COMMITTE(IRC) : Chez IRC, il est de première importance que toutes les candidatures soumises pour combler un poste soient traitées de manière équitable. C’est ainsi que, dans un souci d’objectivité et de transparence, IRC nomme pour chacun des postes à pourvoir un comité d’évaluation des candidats qui a la responsabilité de fixer les critères d’évaluation des dossiers soumis, un comité spécialisé pour élaborer un test écrit auquel tous les candidats rencontrant les qualifications requises sur l’offre d’emploi devront se soumettre. Les candidats ayant réussi le test seront invités à participer à une entrevue avec un comité ad hoc. Finalement, le/la candidat (e) retenu (e) fera l’objet d’une vérification des références professionnelles avant qu’un rapport de recrutement soit soumis au Directeur d’IRC pour approbation du/de la candidat (e)sélectionné (e).

 

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