Chargé(e) de l’Administration et des Finances

Lieu                                                              : Kindu et Lubumbashi, RD CONGO

Poste                                                            : 2

Date limite de candidature                            : 31 Mai 2012

Catégorie supplémentaire                             : Réduction de la pauvreté

Type de contrat                                             : Contrat Service

Niveau du poste                                            : SB-3

Langues requises                                         : Anglais et Français

Date de commencement                               : 01 Juillet 2012

Durée du contrat initial                                 : 1 an

 

Devoirs et Responsabilités

Sous la supervision directe du coordinateur provincial de lutte contre pauvreté au sein la présence sur terrain du PNUD en Maniema et au Katanga et sous la supervision générale du Chargé des opérations basé à Goma, l(e)a Chargé(e) de l’Administration et des Finances aura pour tâches de :

Veiller à l’administration et la mise en œuvre des stratégies opérationnelles, appliquer les processus et les procédures, avec pour objectif d’arriver aux résultats suivants:

-       Conformité des activités financières, du système d’enregistrement et de reportage et suivi des audits selon les règles, règlements, politiques et stratégie des Nations Unies et du PNUD; mise en place d’un système de contrôle interne efficace ;

-       Conception d’un système de gestion des ressources financières fonctionnelles ;

-       Identification des processus opérationnels des activités des Programmes/projets au niveau provincial ;

-       Superviser et gérer le système de partage des coûts du projet de services communs ;

-       Elaboration d’un cadre et des conditions des contributions relatifs aux efforts de mobilisation des ressources du bureau ;

-       Elaboration et mise en place de stratégies de réduction des coûts, en collaboration avec le coordinateur du programme de pauvreté (et pour Nord-Kivu aussi avec le chargé des Operations).

Veiller à l’administration des budgets et au fonctionnement optimal du système de recouvrement des coûts, avec pour objectif d’arriver aux résultats suivants:

-       Préparation proactive dans la planification des budgets programmatiques et opérationnels du programme, suivi des niveaux autorisés de dépenses du programme, en rapport avec les directives du Senior Management ;

-       Mise en œuvre d’un mécanisme de contrôle du programme à travers le suivi de la préparation et des modifications des budgets ;

-       Présentation d’informations analysées en profondeur pour la planification de ressources financières du programme, et pour les rapports d’analyse de la situation financière ;

-       Préparation à temps dans Atlas des factures de recouvrement des coûts; élaboration et mise en œuvre d’un système de suivi des revenus, et suivi du recouvrement ;

-       Préparation et soumission à l’approbation du coordinateur de programme/charge des opérations, les dépenses mensuelles du programme (salaire, divers frais de fonctionnement, …) ;

-       Enregistrement des opérations financières de la composante dans ATLAS et présentation à temps des rapports financiers obligatoires.

Fournir un appui comptable et administratif au programme et aux agences, avec pour objectif d’arriver aux résultats suivants:

-       Contrôle adéquat des documents de supports des paiements ;

-       Finalisation des paiements du programme et des agences ;

-       Revue des rapports financiers de la composante Lutte contre la pauvreté ;

-       Maintien d’un système de contrôle des dépenses internes aux fins d’assurer que les pièces comptables qui sont traitées sont vérifiées de façon contradictoire et sont complètes ; que les pièces comptables sont correctement enregistrées et validées dans le système ATLAS ; que les états de salaire sont dûment préparés; que les MOPs, demandes de remboursements de frais de voyage et autres allocations sont dûment traités ;

-       Correction à temps des transactions non validées, y compris celles qui comportent des erreurs de vérification des budgets, des exceptions de concordance et des pièces comptables non approuvées ;

-       Maintien des Comptes Débiteurs et suivi des contributions du Programme en général et du programme en particulier;

-       Suivi et apurement régulier des avances faites aux partenaires d’exécution.

Garantir le bon fonctionnement de la gestion de la trésorerie, avec pour objectif d’arriver aux résultats suivants:

-       Mise à jour régulière de l’information sur les procédures et règlements relatifs aux comptes et transactions ;

-       Saisie régulière des transferts bancaires, finalisation paiement par chèque et demande régulière de renflouement du compte bancaire du programme ;

-       Gestion de la trésorerie et des mises à dispositions des fonds ;

-       Notification de tout paiement au « Managers Level 1 et 2 » pour approbation ;

-       Gestion régulière de la petite caisse mise à la disposition du programme.

Veiller à l’administration du personnel et des biens affectés au programme, avec pour objectif d’arriver aux résultats suivants:

-       Suivi des contrats du personnel afin de s’assurer de la validité des contrats et du versement des salaires ;

-       Suivi des demandes de recrutement ;

-       Appui au Coordinateur de Programme/charge des opérations dans la préparation du plan des achats et assurer le suivi des dossiers d’achats (au niveau provincial et au niveau du centre des services et des fournisseurs), puis s’assurer de la conformité de la livraison avec la commande, régler les problèmes éventuels qui pourraient subvenir ;

-       Suivi avec les services compétents les paiements des fournisseurs ;

-       Contrôle des biens et matériels du programme ; tenir un inventaire desdits biens et matériels et le rendre disponible chaque fois que cela s’avère indispensable ;

-       Suivi du bail des locaux et autres contrats de prestation de services (gardiennage, communication, etc…) et des paiements qui en découlent.

Fournir un encadrement technique aux autres collègues, s’il y en a, dans le domaine des finances et de l’administration, et exécuter toutes autres tâches demandées par les superviseurs.

Impact des Résultats:

Les résultats clefs ont un impact sur l’efficacité globale du programme et des projets exécutés dans les provinces/district respectives, aussi bien dans la gestion des ressources financières que dans le succès de mise en œuvre des stratégies opérationnelles. La bonne analyse et présentation des informations financières rehausse la crédibilité du programme et du PNUD dans sa manière d’utiliser les ressources financières à sa disposition et de gérer celles-ci.

Compétences

Responsabilité Globale et Travail d’Equipe :

-       Sert et contribue à la vision, la mission, les valeurs et les objectifs stratégiques du PNUD ;

-       Planifie, définit les priorités et exécute les tâches à temps ;

-       Participe effectivement dans un environnement basé sur le travail d’équipe, le partage de l’information, la collaboration et la coopération avec les autres ;

-       Réagit de façon flexible et positive au changement, à travers une participation active ;

-       Ne constitue pas un obstacle à l’atteinte des résultats des programmes d’autres composantes du PNUD.

Aptitudes Interactives :

-       Reconnaît et réagit de façon appropriée aux idées, aux intérêts et aux préoccupations des autres ;

-       Etablit des normes et objectifs de performance, et assume les responsabilités y afférentes.

Partenariat et Mise en Réseau :

-       Recherche et met en application des connaissances, informations et bonnes pratiques de l’intérieur comme de l’extérieur du PNUD.

Orientation sur les Résultats :

-       Planifie et produit des résultats de qualité pour atteindre les objectifs visés.

Innovation et Discernement :

-       Contribue des idées et des approches novatrices et pratiques pour faire face à des situations difficiles ;

-       Poursuit son propre développement personnel et professionnel ;

-       S’efforce de pourvoir des services de qualité centrés sur le client (à l’interne comme à l’externe).

Communication:

-       Démontre de bonnes aptitudes de communication écrite et orale.

Connaissance du travail et Expertise :

-       Exécute les tâches quotidiennes de façon efficace et systématique ;

-       Utilise la Technologie de l’Information comme outil et comme ressource ;

-       Est motivé et démontre une capacité à poursuivre son développement personnel et à apprendre.

Qualifications et expériences

Qualification :

-       Diplôme universitaire en Economie, gestion, finance, comptabilité ou dans un domaine similaire.

Expérience:

-       6 ans d’expérience, au niveau national ou international, dans le domaine des finances et administration, avec des responsabilités graduelles. Maîtrise de l’outil informatique et des logiciels de bureau (MS Word, Excel, etc.) ;

-       Connaissance approfondie des tableurs et logiciels de bases de données. Connaissances du système ATLAS considéré comme un atout.

Langues Requises:

-       Maîtrise du français et une bonne connaissance de l’anglais serait un atout.

Les candidatures féminines correspondant au profil sont fortement encouragées.

 

Le PNUD s’engage à recruter un personnel divers en termes de genre, de nationalité et de culture. Nous encourageons de même les personnes issues des minorités ethniques, des communautés autochtones ou handicapées à postuler. Toutes les candidatures seront traitées dans la plus stricte confidentialité.

 

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