Chargé de Suivi Financier aux ZS


Avis de recrutement

 

Chargé de Suivi Financier aux ZS

Localisation du poste : Moba et Kalemie

Déplacements fréquents sur terrain pour les besoins de la mission dans les zones de Santé

Date de clôture : 20 Août 2014

 

I.      Objectifs du poste

En fonction des conclusions et des recommandations de l’économiste de la santé, et sous la responsabilité directe et hiérarchique du Coordinateur programme médical et sous la supervision fonctionnelle du coordinateur Administrateur, RH et Financier (et en l’absence ce dernier sous le Coordinateur Général), le (la) Chargé(e) de Suivi Financier aux ZS aura pour rôle d’être le garant d’une gestion efficace, transparente et intègre des formations sanitaires avec lesquelles nous sommes partenaire. Pour ce faire, il/elle :

-        Renforce les capacités organisationnelles et techniques des BCZ ainsi que de l’équipe médicale des structures sanitaires sur le plan de la gestion financière, administrative et logistique, et assure une gestion de partenariat efficace et constructive ;

-        Evalue les capacités de gestion des formations sanitaires, et adapte les stratégies de mise en œuvre selon les leçons apprises. Le (La) Chargé (e) de Suivi Financier aux ZS présente une stratégie et un  plan opérationnel de renforcement des capacités ;

-        Améliore les outils de gestion existant et conçoit des outils supplémentaires de gestion en étroite collaboration avec les Bureaux de Zone de Santé ;

-        Effectue une étude de base afin de développer un système de suivi et d’évaluation du projet. Participer à des évaluations sur le terrain et fournir les informations nécessaires a l’élaboration des rapports hebdomadaires, mensuels et trimestriels des activités ;

-        Effectue des missions d’audit et de contrôle de gestion régulières dans les FOSA.

 

II.    Descriptif des taches

 

1.    Stratégie de collaboration et renforcement de capacités :

-        Renforcement des capacités des gestionnaires FOSA  dans les domaines de la gestion financière (comptabilité, suivi des dépenses, gestion d’un budget, etc), gestion administrative (présences, gestion et paiement des primes de performance,), gestion du matériel (stock, inventaire,) ;

-        Suivi et contrôle de  la tarification mise en place en impliquant les responsables des BCZ concernés afin qu’ils en assurent le suivi ;

-        Contribue à la rédaction des rapports narratifs et financiers internes et  externes de qualité selon les besoins ;

-        Faire les propositions de développement de nouvelles stratégies de collaboration avec les BCZ et FOSA dans les Zones de Santé de Kansimba et Moba.

 

2.    Garantir le respect des procédures de gestion dans les Fosa :

-        S’assurer que la politique relative à la gestion des équipements médicaux et stock médical  est disponible et appliquée dans les zones de santé ;

-        S’assurer que les médicaments et équipements  distribués aux zones de santé sont bien gérés conformément aux principes de base recommandés en gestion de stock et équipements ;

-        En collaboration avec le département logistique, assiste le BCZ dans la mise en place des politiques logistiques ;

-        En collaboration avec le département logistique  MDM BE,  effectue des évaluations logistiques dans les zones de santé  et produit un plan de renforcement de capacité dans le meilleur délai ;

-        Alerter le Coordinateur de Programme et le Coordinateur Administratif, RH et Financier en cas de dépenses  irrationnelles, d’irrégularités constatées dans les procédures BCZS ou dans le non-respect des procédures financières de ces derniers afin de les consolider en partenariat avec leur comité de gestion ;

-        Utiliser rationnellement les outils de travail mis à sa disposition par MdM BE ;

-        Appuyer les Fosa dans leur système d’archivage ;

-        Contrôler l’accès aux documents financiers aux personnels des projets autorisés seulement.

 

3.    Assurer la sécurité en matière de Primes :

-        Appuyer le coordinateur de programme dans la mise en place d’un système de prime avec la coordination sur base des critères définis et une répartition entre les partenaires en coordination avec le comité de pilotage ;

-        Contrôler  la concordance entre les primes versées et les primes réellement reçues par les ayant droits dans les FOSA et communiquer tout écart  au coordinateur programme et au coordinateur Financier ;

-        Organiser de manière intégrée avec les partenaires à un système de paiement des partenaires locaux, des communautés dans les zones de santé et des fournisseurs ainsi que du BCZ afin de renforcer leur appropriation du système mis en place.

 

4.    Appui et contrôle à la Zone de Santé 

-        Sous la supervision du coordinateur de programme et  en collaboration avec les chefs de projet et/ou l’infirmier superviseur, procéder à l’évaluation et au contrôle trimestriel des centres de santé sélectionnés selon un modèle prédéfini ;

-        En collaboration avec le médecin  chef de projet, effectuer des supervisions formatives sur les thèmes de la gestion dans les formations sanitaires sélectionnées ;

-        Procéder à la récolte et contrôler les données financières en rapport avec le recouvrement des coûts, redistribution, recettes et tarifications ;

-        Payer le personnel primé validé par le médecin chef de projet ;

-        Vérifie l’état des stocks des dotations en intrants médicaux au Bureau Central de la Zone de Santé et vérifie leur distribution dans les formations sanitaires.

 

5.    Divers :

-        Faire un briefing toutes les semaines avec le coordinateur de programme et établir ensemble les priorité et objectifs hebdomadaires ;

-        Effectuer toute autre tâche financière et administrative nécessaire à l’accomplissement de sa fonction à la demande du Coordinateur  de programme,

 

Ce profil de poste fait partie intégrante du contrat.

Il peut être modifié à tout moment avec l’accord des deux parties.

 

6.    Compétence et formation requise :

-        Diplôme universitaire en gestion de projet, commerce, administration ou finance (niveau maîtrise de préférence). Diplôme d’expertise comptable agréé ou équivalent ;

-        Minimum 3  ans d’expérience professionnelle pertinente  dans  la gestion financière et Connaissance des procédures logistiques et expériences dans l’évaluation et mise en œuvre du plan de renforcement de capacité avec les partenaires, avec aptitudes démontrées en matière de respect effectif des procédures et de contrôle des dépenses avec les structures sanitaires ;

-        Capacités de management, bonnes connaissances en gestion et outils financiers, très à l’aise avec les chiffres, excellent sens logique et capacités analytiques, capacités démontrées dans l’évaluation / suivi de performance, capable d’identifier et de signaler risques et problèmes, bonne organisation, capable de fixer des priorités, excellente connaissance d’Excel, capacité de former et coacher le personnel non financier, capable d’apprendre rapidement ;

-        Maturité, bonne capacité interpersonnelle, rigueur, fait très attention au détail, aptitude à travailler dans un environnement multidisciplinaire et multiculturel, autonomie, capacité d’opérer dans un environnement de travail complexe et peu structuré, forte intégrité personnelle.

A l’adresse au mdmbcoordombj@gmail.com

                                                                      

Coordinateur Administratif

RH et Financier

 

 

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