Assistant(e) Administratif(ve)

Offre de recrutement

 

Assistant(e) Administratif(ve)

Superviseur : Economiste Principal

Lieu d’affectation : Kinshasa

Type de contrat : Service Contract

Niveau du poste : SB-3

Durée du contrat initial : 6 mois

Date de clôture : 07 Février 2013

 

I.              Détails de l’offre

 

1.     Mission
 

L’Assistant(e) administratif(ve) assure la direction des services administratifs, gère et exécute des procédés et transactions pour garantir un travail d’excellente qualité et de précision. L’Assistant(e) administratif(ve) favorise une approche axée sur le client, la qualité et les résultats.
L’Assistant(e) administratif(ve) travaille en étroite collaboration avec le personnel des Opérations, du Programme et ainsi qu’avec le personnel des autres agences de l’ONU afin d’échanger des informations et d’assurer la livraison de services réguliers.

 

2.     Responsabilités
 

Résumé des fonctions clés:

-       Appui à la mise en œuvre des stratégies opérationnelles ;

-       Soutien administratif efficient ;

-       Soutien au contrôle administratif et financier ;

-       Soutien aux services courants ;

-       Coordination des fonctions d’enregistrement et réceptionniste ;

-       Soutien au développement et au partage des connaissances.

a.     Appui à la mise en œuvre des stratégies opérationnelles, portée sur la réalisation des résultats suivants :

-       La conformité complète des activités administratives avec les règles, les politiques et les stratégies de l’ONU et du PNUD ;

-       La contribution de données aux procédés des affaires administratives du Bureau de Pays pour l’application et la mise en œuvre des procédures opérationnelles permanentes (POP) ;

-       La préparation de plans de travail axés sur les résultats pour l’équipe administrative.

b.    Assure un soutien administratif efficient, en se focalisant sur les résultats suivants :

-       Appuyer l’Unité dans le suivi de toutes les actions à mener ;

-       Préparation des missions et les déplacements des membres de l’Unité en élaborant les demandes d’autorisation à la Sécurité des Nations Unies, en assurant le suivi avec les services des Finances et des voyages du PNUD ;

-       Contribuer à la préparation des réunions organisées par l’Unité, participer à ces réunions, rédiger les comptes-rendus et contribuer à assurer le suivi des recommandations et plans d’action formulés au cours des réunions ;

-       L’organisation d’atelier, de conférences ou de séances de réflexion ;

-       Préparation des requêtes de paiement et des fiches de présence pour l’ensemble de l’équipe ;

-       Assurer un appui en matière de protocole, de l’inscription du personnel, de la coordination avec les autorités locales sur l’espace et autres questions administratives ;

-       Apporter un soutien à l’ensemble de l’Unité en contribuant à la préparation des rapports d’avancement des activités ainsi que la formulation d’autres documents de l’Unité ;

-       Tenir et mettre à jours le carnet d’adresse et la banque de données sur les partenaires de l’Unité ;

-       La vérification et l’attestation des fiches journalières des véhicules et de la consommation de carburant, la mise à jour et le maintien du rapport des antécédents des véhicules ;

-       Assurer l’établissement d’un rapport rapide et effectuer une enquête en cas de pertes ou de vols d’effets ;

-       Effectuer des recherches et extraire les données statistiques des sources internes et externes ;

-       Préparer des graphiques, des tableaux et des rapports de statistiques ;

-       Traitement des demandes d’obtention et de renouvellement des laissez-passer pour personnel des Nations Unies ;

-       Préparation des correspondances, ainsi que la reproduction et l’archivage méthodique des documents de l’unité.

c.     Fournit un soutien au contrôle administratif et financier, mettant l’accent les résultats suivants :

-       Le maintien de rapports de contrôle administratifs en matière d’engagements et de dépenses ;

-       La confirmation de la disponibilité de fonds précédant une révision par le superviseur ;

-       La création d’informations concernant l’établissement de vendeurs dans Atlas ;

-       Le maintien de l’intégrité des données dans le programme de commande de la base de données;

-       L’analyse des résultats et l’initiative d’effectuer des corrections lorsque nécessaire ;

-       La coordination des arrangements courants de recouvrement des coûts de locaux/services ;

-       Le contrôle adéquat de documents à l’appui de fonds et d’activités ;

-       La fourniture d’informations requises pour le contrôle.

d.    Fournit des services courants adéquats axés sur les résultats suivants :

-       Le maintien de services courants / de la gestion des locaux du bureau pour assurer des activités intégrées en matière de services courants ;

-       Assister dans la coordination du recouvrement des couts pour les locaux commun/modalités de récupération des coûts des services.

e.     Coordonner la mise en œuvre des fonctions d’inscription et de réceptionniste, superviser le commis à l’inscription, en se focalisant sur les résultats suivants :

-       Assurer un service efficace en matière de réception et d’informations;

-       S’assurer de la fourniture de services fiables en matière d’enregistrement.

f.     Soutien au développement et au partage des connaissances dans l’Unité, en se focalisant sur les résultats suivants :

-       La formation du personnel en matière de procédures d’administration ;

-       Echanger des informations avec les membres du personnel sur les questions en rapport avec le domaine du travail ;

-       Contribuer de manière avisée aux réseaux de connaissance et aux communautés de pratique.

 

g.    Impact des résultats


Les résultats clés auront un impact sur l’efficacité de l’unité. L’exactitude des analyses et de la présentation des connaissances, un travail de recherche approfondi et bien documenté renforce les capacités du bureau et facilite les actions du responsable à venir. Les initiatives du titulaire jouent un rôle décisif sur les résultats et leur finalisation opportune.

 

3.     Compétences
 

-       Démonstration / protection de l’éthique et de l’intégrité ;

-       Démonstration des connaissances des l’organisation et de bon jugement ;

-       Développement personnel et prise d’initiative ;

-       Capacité d’agir en tant que membre d’une équipe tout en facilitant le travail d’équipe ;

-       Soutien et encourage une communication ouverte au sein de l’équipe et communique de manière efficace ;

-       Création de synergies à travers la maîtrise de soi ;

-       Gestion des conflits ;

-       Apprentissage et partage des connaissances, et soutien de l’apprentissage des autres. Encourager l’apprentissage et la gestion / partage des connaissances est la responsabilité de tout membre du personnel ;

-       Capacité de prendre des décisions éclairées et transparentes.

4.     Qualifications et Expériences

 

a.     Education :

Diplôme de capacitaire ou graduat en secrétariat de direction, sciences économiques ou de gestion administrative ou discipline similaire.

b.    Expérience :

Au moins cinq (5) ans d’expérience pertinente dans le service d’appui au programme ou dans le domaine de l’administration. Expérience dans l’utilisation d’ordinateurs et des logiciels de bureautique (MS Word, Excel, etc.). Expérience dans l’utilisation de systèmes de gestion sur le Web.

c.     Langues :

Maîtrise du français et une bonne connaissance de l'anglais.

 

Le PNUD s’engage à recruter un personnel divers en termes de genre, de nationalité et de culture. Nous encourageons de même les personnes issues des minorités ethniques, des communautés autochtones ou handicapées à postuler. Toutes les candidatures seront traitées dans la plus stricte confidentialité.

 

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