Assistant (e) Administratif / Secrétaire

Avis de recrutement

Assistant (e) Administratif / Secrétaire

Superviseur : Coordonateur du projet

Lieu d'affectation : YANGAMBI (Province Orientale)

Durée du contrat : 4 mois (avec possibilité de renouvellement)

Date de clôture : 19 Août 2012

 

Responsabilités

Le titulaire du poste sera à charge de :

-       Administration/Secrétariat ;

-       Recevoir et accueillir les visiteurs ;

-       Gérer les fournitures de bureau : achats envisagés au niveau local, suivi journalier (fiches) et gestion prévisionnelle des stocks ;

-       Superviser et enregistrer l’expédition et la réception de tous les courriers ;

-       Classer correctement les courriers réceptionnés après lecture par le Coordonnateur du projet ;

-       Faire les photocopies des documents nécessaires au bon fonctionnement du projet ;

-       Etablir les besoins en carburant et lubrifiants et assurer le suivi de leur utilisation ;

-       Assurer le suivi de l’utilisation des véhicules, motos et matériel FAO ;

-       Assurer le suivi de la conformité et de la validité des documents officiels du véhicule et des motos (assurance, document de propriété, etc.) ;

-       Saisir les rapports et autres documents et procéder à la correction des textes ;

-       Rédiger les correspondances relatives aux affaires courantes ;

-       Faire les comptes-rendus des réunions ;

-       Assurer le suivi administratif des protocoles d’accord avec le partenaire ;

-       Participer à la préparation des réunions d’information et/ou de sensibilisation.

-       Assurer l’organisation des voyages des membres du projet et ou visiteurs officiels : ordre de mission, informations utiles, horaires, réservations, tickets, etc.

-       Superviser et contrôler la propreté des locaux et du projet

 
Finances et Logistique

-       Garantir et assurer la gestion confidentielle des fonds FAO transférés au bureau du projet ;

-       Gérer les dépenses de la petite caisse et être responsable de la procédure pour les petits achats sur place selon les limites d’autorisation budgétaire ;

-       Préparer la comptabilité mensuelle du projet ;

-       Assurer/Etablir les prévisions mensuelles de trésorerie et la gestion des avances de caisse reçues de la représentation de la FAO ;

-       S’assurer de la sécurité permanente des fonds et des biens FAO ;

-       Elaborer périodiquement les rapports des stocks de fournitures de bureau (consommable) du projet ;

-       Elaborer les rapports de consommation de carburant et d’utilisation des véhicules et motos ;

-       Elaborer les rapports d’états de besoins et actualisation des documents d’inventaire de matériel/équipement du projet.

 
Divers

-       Exécuter tout autre travail demandé par la hiérarchie ;

-       Prendre toute initiative pour la bonne exécution du travail demandé et en accord avec le bon fonctionnement du projet dans le respect des normes ;

-       Se comporter à tout moment en veillant bien à préserver les intérêts de la FAO en général et ceux du projet en particulier.

 
Qualification et expérience requises

-       Avoir au moins un diplôme de graduat délivré par une institution d’enseignement supérieur agrée;

-       Posséder une bonne expérience dans la gestion des taches décrites ci-dessus ;

-       Posséder une expérience avec une organisation international (si NU c’est un atout)

-       Avoir d’excellentes relations interprofessionnelles et un bon esprit d’initiative ;

-       Etre capable de travailler sous pression dans un contexte difficile et avec un minimum de supervision ;

-       Avoir des connaissances informatiques : maîtrise de Word, Excel, PowerPoint; Internet

-       Avoir des connaissances linguistiques : maîtriser le Français et les langues locales (le lingala et le swahili)

 
Dépôt de candidature

Bureau du Projet à YANGAMBI ou au Représentant de la FAO en RDC

936 Blvd du 30 juin

Kinshasa/Gombe.
E-mail : asterbash@yahoo.fr, avec copie à fao-cd@fao.org

 

Veuillez joindre à votre lettre de motivation une notice personnelle dûment complétée (imprimé administratif FAO disponible sur le site Internet www.fao.org ou au bureau de la FAO le plus proche de vous).

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