Avis de recrutement Assistant (e) Administratif / Secrétaire Superviseur : Coordonateur du projet Lieu d'affectation : YANGAMBI (Province Orientale) Durée du contrat : 4 mois (avec possibilité de renouvellement) Date de clôture : 19 Août 2012
Responsabilités Le titulaire du poste sera à charge de : - Administration/Secrétariat ; - Recevoir et accueillir les visiteurs ; - Gérer les fournitures de bureau : achats envisagés au niveau local, suivi journalier (fiches) et gestion prévisionnelle des stocks ; - Superviser et enregistrer l’expédition et la réception de tous les courriers ; - Classer correctement les courriers réceptionnés après lecture par le Coordonnateur du projet ; - Faire les photocopies des documents nécessaires au bon fonctionnement du projet ; - Etablir les besoins en carburant et lubrifiants et assurer le suivi de leur utilisation ; - Assurer le suivi de l’utilisation des véhicules, motos et matériel FAO ; - Assurer le suivi de la conformité et de la validité des documents officiels du véhicule et des motos (assurance, document de propriété, etc.) ; - Saisir les rapports et autres documents et procéder à la correction des textes ; - Rédiger les correspondances relatives aux affaires courantes ; - Faire les comptes-rendus des réunions ; - Assurer le suivi administratif des protocoles d’accord avec le partenaire ; - Participer à la préparation des réunions d’information et/ou de sensibilisation. - Assurer l’organisation des voyages des membres du projet et ou visiteurs officiels : ordre de mission, informations utiles, horaires, réservations, tickets, etc. - Superviser et contrôler la propreté des locaux et du projet Finances et
Logistique
- Garantir et assurer la gestion confidentielle des fonds FAO transférés au bureau du projet ; - Gérer les dépenses de la petite caisse et être responsable de la procédure pour les petits achats sur place selon les limites d’autorisation budgétaire ; - Préparer la comptabilité mensuelle du projet ; - Assurer/Etablir les prévisions mensuelles de trésorerie et la gestion des avances de caisse reçues de la représentation de la FAO ; - S’assurer de la sécurité permanente des fonds et des biens FAO ; - Elaborer périodiquement les rapports des stocks de fournitures de bureau (consommable) du projet ; - Elaborer les rapports de consommation de carburant et d’utilisation des véhicules et motos ; - Elaborer les rapports d’états de besoins et actualisation des documents d’inventaire de matériel/équipement du projet. Divers
- Exécuter tout autre travail demandé par la hiérarchie ; - Prendre toute initiative pour la bonne exécution du travail demandé et en accord avec le bon fonctionnement du projet dans le respect des normes ; - Se comporter à tout moment en veillant bien à préserver les intérêts de la FAO en général et ceux du projet en particulier. Qualification
et expérience requises
- Avoir au moins un diplôme de graduat délivré par une institution d’enseignement supérieur agrée; - Posséder une bonne expérience dans la gestion des taches décrites ci-dessus ; - Posséder une expérience avec une organisation international (si NU c’est un atout) - Avoir d’excellentes relations interprofessionnelles et un bon esprit d’initiative ; - Etre capable de travailler sous pression dans un contexte difficile et avec un minimum de supervision ; - Avoir des connaissances informatiques : maîtrise de Word, Excel, PowerPoint; Internet - Avoir des connaissances linguistiques : maîtriser le Français et les langues locales (le lingala et le swahili) Dépôt de candidature
Bureau du Projet à YANGAMBI ou au Représentant de la FAO en RDC 936 Blvd du 30 juin Kinshasa/Gombe.
Veuillez joindre à votre lettre de motivation une notice personnelle dûment complétée (imprimé administratif FAO disponible sur le site Internet www.fao.org ou au bureau de la FAO le plus proche de vous). |
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