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Manager Administration et Logistique

OFFRE D’EMPLOI

Titre                                  : Manager Administration et Logistique

Département                     : RRMP

Localisation                      : Bukavu

Superviseur                      : Coordinateur RRMP

Supervise                         : Assistant Administration et Logistique

I. Contexte

Le programme RRMP (Réponse Rapide aux Mouvements de Population) est un programme de réponse d’urgence financé par l’UNICEF et qui couvre la partie Est de la RDC. Les deux objectifs principaux du programme RRMP sont de :

  • Conduire des évaluations multi sectorielles dans des zones récemment affectées par des mouvements de populations (déplacements ou retours) afin d’informer la communauté humanitaire présente au Sud Kivu quant à l’envergure de ces mouvements ainsi que les principaux besoins humanitaires.
  • En l’absence d’un autre acteur ayant la capacité de répondre rapidement, et sur la base de ces évaluations, intervenir dans les secteurs des Biens non alimentaires (NFI) et de l’eau et de l’assainissement (Wash) en faveur des communautés les plus affectées.

IRC est l’un des deux partenaires mettant en œuvre le RRMP au Sud Kivu. L’équipe RRMP d’IRC compte environ une quarantaine de personnes, dont deux à trois expatriés. La troisième phase du programme se déroule de février 2012 à janvier 2013.

Le Manager Administration et Logistique est le responsable de l’administration, des finances et de la logistique pour le programme RRMP. A ce titre, il/elle assure le lien et le suivi des dossiers RRMP avec les départements de soutien (Administration, Finances, Logistique). Il/elle supervise l’Assistant Administration et Logistique.

II. Responsabilités

Logistique générale

-       Travailler en collaboration avec les équipes RRMP dans la planification des missions ;

-       S’assurer que les aspects logistiques des missions d’intervention sont correctement planifiés et suivis par les personnels RRMP en charge ;

-       Appuyer les personnels RRMP concernés dans le suivi des approvisionnements en collaboration avec la logistique et gérer efficacement les ressources du projet ;

-       S’assurer que les équipes / missions terrain disposent de toutes les ressources matérielles et moyens logistiques nécessaires pour une bonne réussite de leurs activités, notamment : moyens de transport, carburant, matériels de communication, etc.

Logistique programmatique

-       Coordonner l’élaboration et suivre l’exécution du plan d’achats (procurement plan) ;

-       Initier (en lien avec les autres Managers) et suivre l’exécution des autres achats programme (demandes d’achat /purchase requests) ;

-       S’assurer que les missions de terrain disposent de toutes les ressources matérielles nécessaires pour une bonne réussite de leurs activités, notamment, les intrants requis ;

-       Etablir les demandes des sorties magasin conformément aux besoins enregistrés sur le terrain, ainsi que pour les besoins du bureau RRMP ;

-       En lien avec le Warehouse Manager et le Senior Operations Manager, assurer le suivi régulier et la bonne documentation des entrées et sorties des items dans le magasin ainsi que de l’état de stock ; s’assurer que la Logistique fournit à temps le rapport mensuel qui doit être transmit au bailleur ;

-       Assurer la bonne gestion des stocks du bureau (fournitures de bureau, visibilité) ainsi que du matériel qui est affecté aux agents ;

-       Assurer la gestion et le suivi du matériel électronique terrain (thurayas et accessoires, appareils photos, PDA, GPS) ;

-       Tenir à jour (et si nécessaire mettre en place) les outils nécessaires au suivi de la logistique du programme.

Administration / RH

-       Assurer la liaison avec le Département Administration et le relai des informations ;

-       Assurer le suivi des feuilles de présence (time sheets) et le suivi des congés;

-       Recueillir dans les délais impartis les évaluations de compétences et les objectifs de performances pour les remettre à l’Administration ;

-       S’assurer que les ordres de mission sont préparés ;

-       Participer aux procédures de recrutement et suivre leur bon déroulement ;

-       Rationaliser le système d’archivage (électronique et papier) du RRMP pour les documents logistiques, administratifs et financiers ;

-       Tenir à jour (et si nécessaire mettre en place) les outils nécessaires au suivi de l’administration du programme.

Finances

-       Superviser la préparation et soumettre à temps les demandes des fonds pour les missions terrain selon les besoins des équipes ;

-       Au retour des équipes du terrain, superviser la liquidation des avances per diem et opérationnelles conformément aux procédures IRC, et vérifier les dossiers avant transmission au Coordinateur ;

-       Assurer le suivi de ces avances en lien avec les Managers RRMP et le Département Finances ;

-       Présenter les rapports des dépenses effectuées après les interventions ;

-       Au retour des équipes, préparer et soumettre à temps les justificatifs en respectant les obligations et procédures financières de l’IRC ;

-       Assister le Coordinateur pour le suivi mensuel du budget RRMP ;

-       Tenir à jour (et si nécessaire mettre en place) les outils nécessaires au suivi des finances du programme.

Général

-       S’engager à respecter IRC Way (ou Code de Conduite / Politiques de Signalement Obligatoire) ;

-       S’engager à s’assurer de la mise en œuvre de ces politiques dans son cadre de travail ;

-       S’engager à respecter le Règlement Intérieur en vigueur à IRC.

III. Profil requis

-       Diplôme universitaire dans le domaine de compétence (management ; science politique ; sciences économiques, etc.) ;

-       Au moins 4 ans d’expérience en gestion administrative, financière et logistique, dont 3 ans en ONG ;

-       Expérience en gestion d’équipe ;

-       Excellent niveau de français/Swahili écrit et oral ; l’anglais est un plus ;

-       Bonne connaissance de MS Office, et particulièrement Word et Excel ;

-       Grande faculté d’organisation et de précision ;

-       Très bonnes capacités rédactionnelles en français ;

-       Connaissances techniques dans les secteurs EHA et NFI souhaitées;

-       Capable de travailler de manière autonome et de faire preuve d’initiative ;

-       Excellente capacité à s’intégrer dans des équipes multi culturelles.

IV. PRESENTATION DU DOSSIER :

1)     Lettre de demande d’emploi

2)     Résumé/CV à jour avec les noms de trois références professionnelles (+ fonction, adresse email et contact téléphonique)

3)     Copie des diplômes, attestations de services rendus et recommandations, copie d’une pièce d’identité.

4)     Copie de la carte de chômeur (pour les candidats sans emploi)

5)     Marquez sur l’enveloppe le code du poste : ADMIN-LOG MANAGER

A compétences égales, la préférence sera donnée à une candidature féminine

DEPOT DES CANDIDATURES

Du 09 au 25 Mai 2012 à 16h00.

Les candidatures devront être déposées sous pli fermé au bureau IRC à Bukavu, sis sur l’avenue P.E Lumumba N° 35/01, Nguba commune d’Ibanda, à l’intention du Coordinateur RRMP. Seules les candidatures en dehors de Bukavu nous seront envoyées en électronique à l’adresse Recruitment-Bukavu@RESCUE.org en indiquant le code ADMIN-LOG MANAGER comme objet du mail.

N.B :

- L’I.R.C se réserve le droit de demander les originaux des documents pour les candidats qui seront retenus ;
- Seules les candidatures intéressantes seront contactées pour la suite du processus ;
-
Les candidatures féminines sont vivement encouragées ;
-
Prière aux candidatures ne réalisant pas ces critères de ne pas postuler inutilement.

Fait à Bukavu, le 09 Mai 2012

L’ADMINISTRATION RH

 

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