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Assistant Officier de liaison

Avis de recrutement

Assistant  Officier  de liaison

Superviseur : Officier de liaison

Lieu d’affectation : Kinshasa

Type de contrat : CDD

Durée : 3 mois à partir du 10 juin 2013

Date de clôture : 31 Mai 2013

 

 

      I.        Contexte

Première Urgence – Aide Médicale Internationale (PU-AMI) est présente en République Démocratique du Congo depuis 2001. L’intervention de PU-AMI vise à soutenir les populations vulnérables  dans  les  zones où  la  crise  humanitaire  est  la  plus  aigüe,  en  apportant une assistance dans la couverture des besoins de base : sécurité alimentaire, santé, nutrition, désenclavement  et  accès  humanitaire,  réponse  aux  besoins  urgents  des  populations déplacées.

En 2013, Première Urgence – Aide Médicale Internationale intervient en Province Orientale, au Nord Kivu, au Sud Kivu, dans le Katanga, en Equateur.

Depuis la fin du mois d’avril, un officier de liaison expatrié est basé de manière permanente sur Kinshasa afin d’être le représentant à Kinshasa des actions de PU-AMI en République Démocratique du Congo.

    II.        Responsabilités

Le titulaire du poste est en charge de l'administration et de la comptabilité de sa base d’affectation.

 

   III.        Tâches

 

L’assistant officier de liaison est responsable de la finance et de l’administration sur sa base

d’affectation selon les activités quotidiennes reprises ci-dessous :

1.    Appui administratif aux missions RDC

-       Assurer les demandes et le suivi des demandes d’obtention de visa pour les expatriés de PU-AMI en République Démocratique du Congo auprès de la Direction Générale de Migration ;

-       Assurer l’expédition et le suivi des différents courriers/documents relatifs aux démarches légales de PU-AMI en République Démocratique du Congo ;

-       Assurer l’accueil des expatriés PU-AMI de passage sur la base de Kinshasa ;

 

2.    Gestion administrative de la base

-       Assurer la gestion du courrier administratif : envoi, réception, transmission à l’officier de liaison et classement ;

-       Assurer le suivi des différents contrats (location, internet…) ;

-       Suivre les relations avec les services des impôts, consolider les données des sommes versées aux tiers, de l’INSS et de l’INPP mensuellement pour une déclaration dans les délais ;

-       Assister aux réunions hebdomadaires d’équipe ;

-       Rédiger le compte rendu des réunions d’équipe ;

 

3.    Gestion comptable de la base

-       Vérifier la recevabilité des pièces comptables ;

-       Imputer dans le logiciel de comptabilité sous Excel toutes les factures se rapportant au fonctionnement de la base de Kinshasa selon le  plan  comptable  de  PU-AMI et les instructions d’imputation prévue au budget ;

-       Tenir à jour les journaux de dépenses (mains courantes) selon la procédure en vigueur ;

-       Réaliser un suivi précis des opérations financières transitant via la caisse ;

-       Garantir un archivage clair et structuré des pièces comptables,  des impressions des journaux comptables et des inventaires de caisse ;

-       Clôturer au début de chaque mois les différents journaux comptables et les envoyer à l’officier de liaison ;

 

4.    Gestion de la caisse

-       Gérer la caisse de la base de Kinshasa (tenue d’un journal comptable de suivi des entrées et sorties de caisse et d’un journal d’avance) ;

-       Faire le décompte de la caisse en fin de mois sous la supervision de l’officier de liaison ;

-       S’assurer de la concordance entre solde physique et solde comptable hebdomadairement de la caisse en charge ;

-       Effectuer les différents paiements (salaires, factures…) sur base de pièces justificatives valables (qui répondent aux critères de recevabilité : date, nom du fournisseur…) ;

-       Assurer  la  préparation,  le  versement  et  le  suivi  des  divers  impôts  et  taxes  en collaboration avec l’officier de liaison ;

-       Réaliser  un  suivi  rigoureux  des  avances  et  informer  l’officier  de  liaison  en  cas  de problèmes.

 

5.    Appui à la gestion des Ressources Humaines locales de la base

-       Tenir à jour et archiver les dossiers individuels des employés de la base (CV, lettre de motivation, attestation d’employeur, diplômes, certificat d’aptitude physique, composition familiale, …) et les faire remonter auprès de l’officier de liaison.

 

6.    Appui à la logistique des missions RDC

-       Assurer la gestion des achats sur demande de l’officier de liaison en veillant au respect des procédures d’achat internes et bailleurs.

 

7.    Divers

-       Fournir avec la plus grande transparence et promptitude toutes les informations qui lui sont demandées par l’officier de liaison ou le siège ;

-       S’assurer de bonnes relations avec les autorités congolaises ;

-       Effectuer toute autre tâche à la demande de ses responsables, ce dans le bien de la mission ;

-       Rester  discret  sur  les  procédures  internes  de  Première  Urgence  -  Aide  Médicale Internationale, notamment sur les questions de transfert de cash ;

-       Faire remonter toutes difficultés ou problèmes survenus ;
 

  IV.        Qualifications

 

-       Licencié en gestion financière ;

-       Expérience de 2 ans minimum sur un poste similaire ;

-       Expérience dans une organisation internationale appréciée ;

-       Bonne connaissance de la comptabilité ;

-       Excellente connaissance de l’informatique (Excel, Word, Outlook, recherche documentaire sur Internet) ;

-       Excellente connaissance de la procédure d’obtention des visas ;

-       Excellente connaissance du droit congolais et de ses applications ;

-       Bonne capacité rédactionnelle ;

-       Rigoureux et organisé ;

-       Bonne gestion du stress ;

-       Flexible et engagé ;

-       Sérieux, honnête, discret

-       Langues demandées : Français, Lingala

    V.        Constitution et Dépôt de candidature

 

Tout (te)s les candidat(e)s intéressé(e)s sont priés de déposer :

-       CV ;

-       Lettre de motivation ;

-       Copie des diplômes ;

-       Attestation d’employeur ;

-       Deux personnes de référence avec leurs contacts téléphoniques,

 

PU-AMI

Avenue Mbuyi Muata n°20

Quartier Basoko

Commune de Ngaliema

Kinshasa, RD Congo

E-mail : sjeannin@pu-ami.org

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