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Assistant(e) Financier (e) et Administratif (ve)

Offre d’emploi  externe

 

Assistant(e) Financier (e) et Administratif (ve) - PROJET ROADS II

Location : Lubumbashi

Type de contrat : CDD

Langues souhaitées : Anglais, Français

Durée du contrat initial : 1 an renouvelable

Date limite de candidature : 30 Août 2014 à 17h00'

 

 

 

      I.        Présentation FHI360

FHI360est une organisation internationale de développement avec une approche rigoureuse, fondée sur des preuves.  Notre personnel professionnel comprend des experts en santé, la nutrition, l'éducation, le développement économique, la société civile, de l'environnement et de la recherche.  FHI360 est une organisation à but non lucratif opérant à partir de plus de 60 bureaux avec 4,400 employés aux États-Unis et dans le monde. Notre engagement dans les partenariats à tous les niveaux et notre approche pluridisciplinaire, contribuent à un impact durable sur les individus, les communautés et les pays que nous servons afin d’améliorer la vie de millions de personnes.

     II.        Background

Sous la supervision du Directeur Financier et Administratif (DAF), l’Assistant  Financier et Administratif (AF) est chargé d’Assister le Directeur Financier et Administratif dans  la gestion des ressources financières et l’exécution des tâches administratives  du Projet ROADS II.

    III.        Rôles and Responsabilités

1.     Gestion financière :

-         Contribuer à l’exécution des procédures comptables, administratives et financières du Projet ROADS II ;

-         Assurer tous les paiements de partenaires, Staffs, fournisseurs et prestataires conformément aux procédures de FHI360/USAID ;

-         Préparer pour  la vérification et l’autorisation  par le DAF, les requêtes de paiements des avances des activités des Partenaires (Clusters) , des salaires, et des  voyages ;

-         Tenir la comptabilité régulière et conforme aux normes procédures de FHI360/USAID ;

-         Gérer les dossiers financiers du Programme ;

-         Développer des procédures comptables et financières adaptées à l’exécution du Programme ;

-         Effectuer et vérifier les concordances et les réconciliations bancaires ;

-         Contrôler et analyser les rapports de Petty Cash (Kolwezi, Sakania, Lubumbashi) ;

-         Appuyer le Directeur Financier et Administratif dans la préparation des révisions budgétaires, des rapports financiers (SFR, Workbook) ;

-         Instruire à tout moment les implications financières et procédurales du Programme et aviser les Partenaires et l’Equipe Technique des conséquences éventuelles au moment opportun ;

-         Faciliter, par la tenue d’une documentation conséquente, la réalisation des audits annuels ;

-         Fournir des notes d’information et de brefs rapports au niveau comptable et financier (avis, suggestions, propositions, directives, etc.) à l’intention du Programme ;

-         Participer à l'élaboration du plan de travail et du budget annuel et suivre son exécution ;

-         Tenir et mettre à jour le carnet d’adresses et la banque de données sur les partenaires du Programme ;

-         Bien organiser le classement des documents financiers des activités du Projet ROADS II.

 

2.     Gestion Administrative :

-         Apporter un soutien à l’ensemble des activités de Gestion du Projet ROADS II en contribuant à la préparation des rapports d’avancement des activités ainsi que la formulation d’autres documents du projet ;

-         Contribuer à la préparation des réunions organisées par le projet, participer à ces réunions et rédiger le compte-rendu ;

-         Contribuer à assurer le suivi des recommandations et plans d’action formulés au cours des réunions ;

-         Assister le DAF dans l’examen d’une série de données y compris les plans, les rapports d’avancement, les correspondances et documents administratifs ;

-         Rassembler et classer  tous les éléments constituant le dossier du Personnel (Réquisition contrats, Offre d’emploi, recevoir les offres, organiser les sélections, l’interview, les lettres de notification, Référence check, BIODATA, le contrat de travail etc.) ainsi que des consultants ;

-         Tenir et mettre à jour le carnet d’adresses et la banque de données sur les partenaires du projet ;

-         Responsable de classement des documents administratifs, correspondances, dossiers du Personnel ;

-         Assurer les déclarations fiscales auprès de services de l’Etat ;

-         Mettre à jour le tableau des rencontres formelles annuelles avec la partie nationale et les bailleurs et Faire le rappel et le suivi pour la tenue des rencontres ou activités planifiées pour le long terme ;

-         Assister le Responsable Administratif et Financier dans l’organisation et le suivi des aspects administratifs avec les fournisseurs.

   IV.        Compétences

1.     Expérience professionnelle requise :

-         Sens de responsabilité, de discrétion et d’organisation ;

-         Capacité à travailler sous pression et à respecter les délais ;

-         Etre proactif dans la gestion des priorités ;

-         Bonne capacité d’adaptation ;

-         Disponibilité, loyauté.

    V.        Qualités et  Expérience

1.     Qualifications requises :

-         Avoir obtenu un Diplôme de niveau Licence en Comptabilité/ Finance, en gestion ou autres diplômes jugés équivalents ;

-         Expérience qualifiante d’au moins 5 ans sur un poste similaire dans  une ONG ou organisation sous régionale ou internationale ;

-         Aptitude à établir et à maintenir de bonnes relations humaines, de confiance ;

-         Maîtrise de l’utilisation de l’outil informatique ;

-         Très bonne connaissance de la langue française ;

-         Très bonne connaissance pratique de l’anglais.

Les candidats intéressés sont priés de :

Adresser une lettre de motivation (à l’attention  du Coordonnateur- Pays de ROADS) et un Curriculum Vitae détaillé en  Word  en indiquant les contacts téléphoniques et adresses électroniques de trois personnes citées comme références aux adresses suivantes : cnkulu@fhi360.org, ikyungu@fhi360.org

Soit à l’adresse physique :

753, Av. Kilela Balanda

Commune de Lubumbashi

Lubumbashi/ Katanga

N.B. : Seuls les candidats dont les dossiers répondent le plus aux différents critères seront contactés.

 

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