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Assistant(e) à la Coordination

AVIS DE VACANCE DE POSTE No. IMA/006/IMA/ASSP/KINSHASA/2014

DELAI DE DEPOT DE CANDIDATURES: 25AVRIL 2014

POSTE

Assistant (e) à la Coordination

LIEU D’AFFECTATION

KINSHASA

PROJET

ASSP - DfID

DATE DE PUBLICATION

13/04/2014

RESUME DU POSTE

IMA World Health est une ONG internationale qui a pour mission de travailler en étroite collaboration avec des partenaires-clés dans le domaine de la Santé afin de construire des communautés plus fortes et servir les personnes vulnérables.IMA World Health pilote actuellement un projet d’Appui aux Activités des Soins de Santé Primaires dénommé « Projet ASSP» en consortium avec plusieurs autres organisations. Le Projet ASSP, financé par DfID, apportera un appui global aux activités de soins de santé primaires dans 57 Zones de Santé réparties dans 4 Provinces de la République Démocratique du Congo, à savoir Equateur (11ZS), Kasaï Occidental (26ZS), Maniema (10ZS) et Province Orientale (10ZS).

L’Assistant (e) à la Coordination travaillera en étroite collaboration avec tous les membres de l’équipe, sous la supervision du Chargé de l’Administration et des Ressources Humaines. Il (elle) aura pour mission (1) d’exécuter des tâches pour assurer une plus grande efficacité dans la coordination des voyages, (2) d’assurer le suivi des commandes et achats mineurs pour le fonctionnement quotidien du bureau, et (3)  d’assister dans les relations externes avec différents partenaires, agences et fournisseurs de services.

RESPONSABILITES DU POSTE

Plus spécifiquement, l’Assistant (e) à la Coordination assistera dans les tâches administratives suivantes :

-         Assister dans le suivi des commandes mineures et des achats pour le fonctionnement quotidien du Bureau de Kinshasa ; Maintenir un haut niveau de compétence dans les opérations quotidiennes de la Coordination ;

-         Faire les arrangements de voyage pour tout le staff national et international de manière prompte et efficace, Faire des réservations d’hôtels pour le staff en visite en RDC au coût le plus raisonnable possible ;

-         Effectuer des achats de billets auprès des agences de voyage locales et faire le suivi des réservations de vols auprès des agences humanitaires (MONUSCO, ECHO, UNHAS) tenant compte du ratio coût/efficacité ;S’informer activement sur les tarifs et les règlements et procédures du trafic aérien ;Participer activement aux formations sur les procédures dans le domaine de la sécurité et la sûreté dans les voyages ;

-         Rechercher et fournir des solutions concrètes aux problèmes liés au voyage et à la coordination ;Informer le superviseur de tout problème survenant dans la coordination et prend des mesures correctives et/ou suggère des solutions alternatives, si nécessaire ;

-         Assister dans les relations externes avec les agences gouvernementales (légalisations), les clients et différents fournisseurs ; Maintenir des relations de travail favorables avec tous les membres de l’équipe afin de promouvoir un climat harmonieux.

-         Effectuer toute autre tâche requise.

COMPETENCES ET APTITUDES REQUISES

Professionnalisme : Capacité de travailler sous pression dans un milieu multiculturel tout en maintenant un haut niveau de professionnalisme et en démontrant l’honnêteté, l’intégrité et la maturité. Bonne connaissance des procédures administratives dans le domaine des approvisionnements et de voyages.
Communication : Capacité à communiquer clairement en Français et en Anglais.
Engagement:Aptitude à prendre le devant dans l’établissement des objectifs individuels. Capacité de prendre l’engagement pour assister les autres membres de l’équipe et compléter les tâches dans les délais.
Innovation: Aptitude à prendre des initiatives et les incorporer dans le processus du travail.
Esprit d’équipe : Aptitude à travailler activement avec les autres dans un esprit d’équipe.

QUALIFICATIONS ET EXPERIENCE REQUISES (CRITERES DE PRE-SELECTION)

-          Etre détenteur d’au moins un diplôme de graduat en Administration des affaires ou tout domaine apparenté.

-         Avoir une expérience d’au moins 3 ans dans l’administration, la coordination des voyages, les relations externes, ou tout domaine apparenté.

-         Etre parfaitement bilingue (Anglais et Français)

-         Posséder un permis de conduire de type B.

Dossier de candidature

Le dossier de candidature doit comprendre :

-         La lettre de motivation adressée au Chargé des Ressources Humaines de IMA World Health ;

-         Le CV détaillé du candidat avec description claire des expériences pertinentes en rapport avec les tâches ci-haut énumérées ;

-         Les copies certifiées des diplômes ;

-         Les contacts de trois personnes références pouvant certifier les informations fournies par le candidat.

IMA World Health  promeut l’égalité des chances et encourage les candidatures des personnes qualifiées, indépendamment de la race, du genre, de la religion, de l’orientation sexuelle ou handicap.

Toute personne intéressée devra transmettre son  dossier uniquement par la voie électronique aux adresses suivantes :jeanmercy@imaworldhealth.orget giselebueke@imaworldhealth.org, au plus tard le 25 avril 2014.

Seuls  les candidats présélectionnés seront contactés.

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