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Assistant aux approvisionnements

Avis de vacance de poste

Assistant aux approvisionnements

Superviseur : Chargé des Operations    

Lieu d'affectation : Kinshasa

Projet : ASSP-DFID

Temps plein/Temps partiel: Temps plein           

Date de remise : 18 Septembre 2013

 

 

      I.        Context
 

IMA World Health (IMA) is a nonprofit organization providing healthcare services and supplies to vulnerable and marginalized people. Since its founding in 1960, IMA has evolved into a strong public health organization specializing in health systems strengthening, disease mitigation, and capacity building in partnership with its Member agencies, local and international organizations, governments, foundations, and the private sector. With a focus on creating sustainable long-term solutions and empowering community and health care professionals for improved service delivery, IMA is a faith-based organization (FBO) that harnesses the significant role that FBOs play in the health sector in developing countries. IMA is the largest ecumenical, international health organization based in the US. IMA has been recognized by Forbes Magazine as one of the 20 most efficient Top 200 Charities as well as received Charity Navigator’s highest rating for efficiency for the past five consecutive years.

     II.        Responsabilités

Le titulaire du poste assure le leadership dans l'exécution des services d'approvisionnement en maintenant l’efficacité, la transparence et l'intégrité. Il (elle) favorise une approche axée sur le client, la qualité et les résultats dans l'Organisation. Dans ses attributions, l’Assistant aux Approvisionnements est responsable des tâches suivantes :

-         Assister le Chargé des opérations dans l’établissement du plan d’approvisionnement annuel, comprenant un groupe restreint de produits techniquement complexes ou des services ou pour une variété de biens et services de nature générale, conformément aux lignes directrices des achats et des marchés d’IMA World Health ;

-         Assister le personnel d’IMA World Health sur les questions relatives aux politiques et procédures d'achat, les spécifications techniques, les prix et le produit, la disponibilité des services, ainsi que des substituts appropriés ou des options alternatives pour réduire les coûts ;

-         Concevoir les critères de sélection des fournisseurs en identifiant les sources de produits et en évaluant le rendement du fournisseur en matière de qualité, prix, livraison et équipement ;

-         Concevoir et mettre à jour une base de données contenant une mercuriale de prix ainsi que toutes les coordonnées des fournisseurs (adresse physique, numéro de téléphone, e-mail) pour faciliter la demande des factures proforma ;

-         Solliciter et évaluer les offres / propositions / devis afin d'assurer la compétitivité globale, la qualité et la conformité aux exigences spécifiées ;

-         Compiler et présenter toutes les données relatives à l'approvisionnement; préparer tous les documents pertinents à l'appui et recommander l'approbation du contrat ou du bon de commande (Purchase Order); préparer les présentations au Comité des marchés pour examen et approbation ultérieure ;

-         Coordonner dans les délais la livraison des biens et services ;

-         Participer à la recherche des marchés et des fournisseurs ;

-         Créer et maintenir des bases de données et des fichiers internes contenant les ententes contractuelles, les contrats de systèmes, et informe les utilisateurs concernés des droits et des obligations contractuelles ;

-         Préparer différents rapports, correspondances et divers documents (bons de commande, contrats et amendements) sur les approvisionnements liés aux questions spécifiques ;

-         Effectuer d'autres tâches qui lui sont assignées.
 

    III.        Résultats attendus

Le (la) titulaire du poste doit être en mesure de fournir un soutien efficace du processus de passation des marchés et des approvisionnements, en particulier un traitement efficace, le suivi et le contrôle des demandes de passation des marchés et de la coordination de l'expédition / livraison des biens et services. Il (elle) doit aussi appliquer systématiquement les politiques et procédures de passation des marchés et approvisionnement, tout en assurant une liaison efficace et en temps opportun avec les parties concernées à toutes les étapes du processus.

   IV.        Expérience et formation requises

-         Expérience professionnelle d’au moins 5 ans dans le domaine de la gestion logistique et des approvisionnements, de préférence dans une ONG internationale ou une institution reconnue ;

-         Avoir au moins un Diplôme de Graduat en Gestion ou dans tout domaine apparenté et une formation en Logistique ;

-         Parfaite maîtrise de la langue française et bonne connaissance de l’anglais.

 

    V.        APTITUDES OPERATIONNELLES

 

-         Connaissance pratique des outils informatiques de gestion de bases de données ;

-         Bonne connaissance des règles et procédures en matière de logistique, gestion des approvisionnements et de gestion financière de projets ;

-         Aisance dans la communication écrite et orale ;

-         Capacité de mettre en application de nouveaux systèmes ;

-         Aptitude à établir des bonnes relations avec les partenaires et à produire des réponses rapides et adéquates.

Les dossiers de candidatures doivent être transmis uniquement par email au Chargé des Ressources Humaines à l’adresse suivante : jeanmarcmercy@imaworldhealth.org et copie à l'adresse suivante : johnfumana@imaworldhealth.org, et doivent comprendre les documents suivants :

-        Un CV détaillé avec au moins 3 personnes de référence professionnelles (parmi lesquelles au moins deux superviseurs précédents) ;

-        Une lettre de motivation ;

-        Le formulaire « Application Form » dument rempli et signé.
 

IMA World Health is an Equal Opportunity Employer.

VALEURS ET COMPETENCES RECHERCHEES

INTEGRITE, PROFESSIONALISME, VISION AXEE SUR LES RESULTATS, COMMUNICATION, ESPRIT D’EQUIPE.

 

 

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