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Assistant administratif et financier

Avis de recrutement

 

Assistant administratif et financier

Lieu de travail : Kinshasa

Catégorie supplémentaire : Gouvernance démocratique

Type de contrat : FTA Local

Niveau du poste : GS-5

Durée du contrat initial : 1 année

Date de commencement : 15 Février 2013

Date limite de candidature : 17 Janvier 2013

 

 

I.              Historique
 

Il a été mis en place au sein du Bureau Conjoint des Nations Unies pour les Droits de l’Homme (MONUSCO - HCDH) une équipe de chercheurs pour améliorer la gestion de l’information sur les auteurs présumés des violations graves des droits de l’homme et du droit international humanitaire en RDC et notamment ceux qui sont encore dans les rangs des forces de sécurité.
L’objectif de l’équipe est de rechercher dans des sources d’informations pertinentes et disponibles (rapports publiques des organismes internationaux, rapports d’enquêtes menés par la MONUSCO, bases de données du BCNUDH, etc.) les auteurs présumés des violations de droits de l’homme ainsi que la structure de commandement des forces de leur appartenance et enfin reconstituer et organiser l’information de manière à en rendre l’exploitation relativement facile.

Cet exercice constituera une base essentielle pour l’identification et le développement de futures initiatives d’assainissement et de renforcement des capacités des forces de sécurité ainsi que l’évaluation des défis majeurs dans le domaine de la justice transitionnelle.

Pour le HCDH, cet exercice entre dans le cadre du suivi de la mise en œuvre des résultats atteints dans le cadre du projet d’Inventaire des violations des droits de l’homme et de droit international humanitaire commises en R. D. Congo entre mars 1993 et juin 2003 dit « Mapping justice. » réalisé en partenariat avec le HCDH.
De ce fait, cette initiative entre dans la perspective de mise en place des mécanismes de justice transitionnelle pouvant intéresser le programme d’appui à la réforme du secteur judiciaire.

Cet exercice sera exécuté par une équipe déployée principalement à Kinshasa. Le HCDH sera chargé de sa gestion administrative et financière.

Au bout de cet exercice, l’Equipe devrait avoir produit un nombre de fiches individuelles d’auteurs de violations dans une base de donnés construit ad hoc.

Devoirs et responsabilités

Sous l’orientation générale et la supervision directe du Coordonnateur d’Unité Planification Stratégie et Soutien Projet (PSPS), l’Assistant à l’Administration et aux Finances a un rôle prépondérant dans l’exécution des services financiers et la gestion transparente des ressources financières. Il(Elle) est chargé(e) de promouvoir un environnement de collaboration axé sur le client et conforme aux règlements et procédures du HCDH.

 

II.             Responsabilités  

 

Il(Elle) a comme tâches:

1.     Assister le chargé de l’administration dans la mise en œuvre des stratégies opérationnelles, des processus et des procédures, avec pour objectif d’atteindre les résultats suivants:

-       Conformité des activités financières, du système d’enregistrement et de reportage et suivi des audits avec les règles, règlements, politiques et stratégie des Nations Unies et du HCDH, mise en place d’un système de contrôle et de suivi interne efficace ;

-       Identification des processus opérationnels du Département des Finances.

-       Mise en œuvre d’un système de partage des coûts et d’accords de fonds en fidéicommis; Elaboration d’un cadre et des conditions des contributions relatifs aux efforts de mobilisation des ressources des programmes et projets.

2.     Fournit un appui comptable et administratif au Projet, avec pour objectif d’arriver aux résultats suivants:

-       Contrôle adéquat des documents de supports des paiements; revue des rapports financiers du projet ;

-       Maintien d’un système de contrôle des dépenses internes aux fins d’assurer que les pièces comptables qui sont traitées sont complètes et adéquates; que les pièces comptables sont correctement enregistrées et validées dans le système Atlas; que les états de salaire sont dûment préparés; que les MOP, demandes de remboursements de frais de voyage et autres allocations sont dûment traitées ;

-       Correction à temps des transactions non valides, y compris celles qui comportent des erreurs de vérification des budgets, des exceptions de concordance et des pièces comptables non approuvées ;

-       Maintien des Comptes Débiteurs et suivi des contributions des partenaires.

3.     Garantit le bon fonctionnement de la gestion de la trésorerie, avec pour objectif d’arriver aux résultats suivants:

-       Mise à jour régulière de l’information sur les procédures et règlements relatifs aux comptes et transactions ;

-       Saisie régulière des transferts bancaires dans Atlas (Gestion de la Trésorerie/Paiements), sélection du transfert bancaire, notification du « Manager Level 2 » pour approbation ;

-       Préparation à temps des rapprochements bancaires des banques locales.

4.     Exécuter toutes autres tâches ponctuelles qui pourraient lui être confiées par le bureau.

Impact des Résultats

-       Une gestion efficace des finances ;

-       Respect des principes et règlements du HCDH ;

-       Le suivi approprié du rapport financier des donateurs.

III.            Compétences

 

1.     Professionnalisme :

-       Connaissance des questions relatives à la gestion financière et administrative des projets ;

-       Faire preuve de conscience professionnelle, d’engagement et d’efficacité dans l’exercice de ses fonctions ;

-       Aptitude à exécuter les tâches dans les délais impartis et à obtenir des résultats.

2.     Esprit d’équipe :

-       Bon sens des relations humaines ;

-       Aptitude à travailler dans un cadre pluriethnique et pluriculturel en faisant preuve de tact et de respect de la diversité.

3.     Communication :

-       Aptitude à s’exprimer de façon claire, efficace et compétente, tant oralement que par écrit.

IV.           Connaissances informatiques :

-       Maîtrise parfaite de l’outil informatique: des logiciels essentiels, y compris ceux relatifs aux bases de données, aux services internet, etc.

V.            Qualifications et expériences requises

 

1.     Education :

-       Etre titulaire d’un diplôme de capacitaire ou graduat en secrétariat de direction, sciences économiques ou de gestion, finances, comptabilité ou discipline similaire.

 

2.     Expérience :

-       Avoir au minimum 5 ans d’expérience professionnelle en matière de secrétariat et de l’administration ;

-       Maitrise de l’outil informatique (MS-Office : Windows, Word, Excel, etc.) ; la connaissance d’Atlas et maîtrise des procédures du Système des Nations Unies en matière de gestion, d’acquisition des biens et services constitue un atout.

 

3.     Langues requises :

-       Une excellente maîtrise de la langue française est exigée. Une bonne connaissance de l’anglais serait considérée comme un avantage.

 

Le PNUD s’engage à recruter un personnel divers en termes de genre, de nationalité et de culture. Nous encourageons de même les personnes issues des minorités ethniques, des communautés autochtones ou handicapées à postuler. Toutes les candidatures seront traitées dans la plus stricte confidentialité.

 

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