Termes de références
Entretien du système électrique du bureau de la Banque Mondiale
Lieu de travail : Kinshasa
Date de clôture : 14 Janvier 2014 à 16h00
I.
Objet du marché
Le présent marché a pour
objet la conclusion d'un contrat de services d’une année avec deux options
d’extension de douze mois chacune pour l'entretien
préventif et systématique, les dépannages et les réparations courantes des
installations électriques du bâtiments du bureau de la Banque Mondiale à
Kinshasa sise Boulevard Tshatshi N°49, Commune de la Gombe/Kinshasa.
Les propositions seront
placées sous plis scellés dans des enveloppes kaki portant la seule et unique
mention : « Proposition de contrat pour entretien du système électrique du
bureau de la Banque Mondiale Kinshasa N° 002/BM/CD/DEC/ADM».
L’enveloppe ne devra
contenir aucune référence au montant de la soumission financière sous peine de
rejet de l’offre.
Les plis seront déposés
physiquement à l’adresse : Boulevard Tshatshi N°49, Kinshasa Gombe.
Le calendrier des
activités liées à cette demande de soumission est le suivant :
-
Visite des lieux : le 07 janvier 2014 à 13h00.
Les propositions non
scellées ou déposées au-delà de la date susmentionnée, se verront être
rejetées.
II.
Contexte
Le bureau de la banque
mondiale envisage de passer un contrat d’une année avec une société d’entretien
des systèmes électriques afin d’assurer les entretiens, les réparations et
autres opérations nécessaires au bon fonctionnement de son système électrique.
III.
Objet de la demande
Les objectifs consistent
à garantir :
-
Les performances de fonctionnement à un niveau optimal, proche de celui des
performances initiales ;
-
La continuité de service, la fiabilité des installations et le maintien des
paramètres de fonctionnement ;
-
L’impact du fonctionnement des installations sur l’environnement.
Pour atteindre ces
objectifs, le contractant :
-
Exploitera au mieux le potentiel des équipements ;
-
Maintiendra de façon préventive et contrôlera régulièrement les
installations, suivant les fréquences et les protocoles indiqués ;
-
Optimisera d’une façon continue les méthodes de conduite et de maintenance ;
-
Réparera ou changera toute installation défaillante ;
-
Prendra soin d’intervenir rapidement en cas de besoin ou de dérangement ;
-
Respectera scrupuleusement les consignes de fonctionnement.
L’atteinte des objectifs
doit se traduire par :
-
Un taux de disponibilité élevé des installations ;
-
Un faible taux de défaillance après intervention ;
-
Une faible consommation des énergies.
IV.
Maintenance
1. Maintenance préventive
Le contractant devra
assurer un service d'intervention, tous les jours ouvrables (y compris le
samedi) et pendant toute l'année pour intervenir, sur demande de la Banque
Mondiale.
Les prestations devront
être exécutées dans les délais les plus courts de manière à perturber le moins
possible le fonctionnement des services de la Banque Mondiale.
Les prestations
planifiées engendrant l’impossibilité de travailler au personnel de la Banque
Mondiale, telles que des coupures électriques, devront se dérouler les Weekends.
Le personnel du
contractant doit avoir la compétence pour remédier à tous les problèmes posés
par l'exécution du contrat. Il doit à tout moment être parfaitement informé de
l'état des installations;
Le personnel du
Contractant disposera à tout moment de tout l'outillage normal et spécial ainsi
que tous les appareils et accessoires de mesures nécessaires à l'exécution des
prestations prévues, ainsi que des équipements de travail et de sécurité
réglementaires pour son personnel.
Le contractant disposera
à tout moment d'un stock suffisant de produits et de pièces de réserve afin de
pouvoir exécuter l'entretien régulier, les réparations et les remplacements
nécessaires. Il prendra en charge le remplacement des tous les consommables
électrique ainsi que les groupes électrogènes.
La maintenance
préventive est effectuée selon des critères prédéterminés afin d’éviter
défaillances ou dégradations, et de maintenir les performances des
installations à un niveau proche des performances initiales.
Cette maintenance
préventive découle soit des exigences du constructeur des différentes parties
des installations, soit de la disposition précitée.
Cette maintenance
préventive aura lieu suivant la fréquence et le protocole indiqués.
Le planning d’exécution sera communiqué par le contractant au plus tard 10
jours ouvrables après la date d’entrée en vigueur du contrat et au plus tard
le20 janvier de chaque année suivante et sera, le cas échéant, adapté en
fonction de la faisabilité.
Le contractant est
responsable du bon fonctionnement et du bon état d’entretien des installations.
Il utilisera les moyens
nécessaires pour réaliser cet objectif.
Il lui appartient de
compléter au besoin les listes des opérations à réaliser ou de les modifier au
niveau des tâches et des fréquences pour réaliser les objectifs et ce, de
commun accord avec la Banque Mondiale.
Cependant, le
contractant doit se conformer aux notices techniques des constructeurs.
Le Contractant
n'effectuera aucune intervention sur les installations couvertes par une garantie
jusqu'à la date d'échéance, mais signalera les défauts de fonctionnement de ces
derniers à l’unité technique de la Banque Mondiale qui prendra contact avec la
société en charge.
Pour les installations
hors garantie, la rémunération couvre l’ensemble des produits consommables
(repris à l’Annexe IC) nécessaires à l'entretien courant des installations.
Chaque fois qu'un
remplacement important du matériel est envisagé, la Banque Mondiale doit en
être avisée afin de lui permettre d'examiner l'intérêt qu'il peut y avoir,
compte tenu notamment de l'évolution de la technique, à substituer au matériel
défectueux du matériel de principe ou de puissance mieux adapté à la poursuite
de l'exploitation.
Le contractant devra
assurer l'entretien régulier des locaux techniques électriques au minimum une
fois par trimestre et procédera au nettoyage, dépoussiérage des installations
et du sol.
2. Dépannage
Les dépannages sont
effectués sur appel de la Banque Mondiale. Le contractant communiquera à cette
fin un numéro d’appel joignable 24 heures sur 24 et 365 jours par an.
Le technicien désigné
par le contractant sera obligatoirement sur le site de la Banque Mondiale dans
un délai maximum de 4 heures et de maximum 2 heures en cas de panne.
Pendant les heures de
service (8h – 17h), le degré d’urgence de l’intervention sera communiqué par le
service technique de la Banque. En dehors de ces heures, il appartiendra au
technicien de permanence du contractant de poser, à l’appelant, les questions
nécessaires lui permettant d’évaluer le degré d’urgence.
Pour toutes les
installations principales figurant à l'Annexe IA, et pour autant que la panne
ne soit pas liée à un défaut de maintenance, le Contractant transmettra, par
email ou en copie dure, au plus tard dans les 24 heures suivant l’intervention
sur les installations, le devis de celle-ci. La Banque Mondiale émettra un bon
de commande de régularisation.
Les réparations, en cas
d’urgence dûment motivée, dans l’intérêt des personnes ou de la conservation
des biens, devront au préalable faire l’objet d’une information au service
technique de la Banque Mondiale et avoir leur aval. Elles feront l’objet d’un
devis, qui sera transmis par le Contractant, par fax ou e-mail, dans les 24
heures suivant la réparation, à la Cour, qui établira un bon de commande de
régularisation.
3. Sous-traitance
Si le contractant estime
devoir faire appel à un sous-traitant pour assurer l'exécution des prestations
objet du présent cahier des charges, il doit en informer la Banque Mondiale et
obtenir son approbation préalable
Le contractant demeure
responsable à l'égard de la Cour des prestations exécutées par ses éventuels
sous-traitants.
V.
Personnel d'exécution
Le personnel du
contractant ainsi que le personnel de ses sous-traitants éventuels est instruit
et travaille sous la surveillance permanente et la responsabilité civile du
contractant.
Le contractant s'engage
à prendre toutes les dispositions nécessaires pour faire observer par son
personnel, les règles de discipline et de sécurité en vigueur à la Banque
Mondiale. Il se porte fort à l'égard de la Banque Mondiale du respect par les
membres de son personnel, de l'interdiction d'emporter un objet quelconque
appartenant à la Banque Mondiale, même reconnu inutile, et de l'interdiction de
communiquer toute information ou document interne à la Banque Mondiale dont il
aurait pu avoir connaissance.
VI.
Contrôle Des Prestations
Toute intervention fera
l’objet d’une fiche de travail qui sera présentée, à la fin de l’intervention,
au service technique pour validation et signature.
La Banque Mondiale se
réserve le droit de contrôler à tout moment la bonne exécution des prestations
incombant au contractant.
En cas de déficience
dûment constatée par la Banque Mondiale, le contractant est tenu d'y remédier,
dans un délai raisonnable à compter de la mise en demeure par la Banque
Mondiale, sans aucun frais supplémentaire pour celle-ci
VII.
Rapport d’intervention
En fin de trimestre, ou
d’année, le contractant établira un rapport d’activités reprenant l’ensemble
des contrôles effectués au cours de la période. Ce rapport sera transmis dans
les 10 jours ouvrables suivant la fin de la période et sera validé par la
Banque Mondiale dans les 5 jours ouvrables suivants. Le règlement de la facture
du trimestre n’interviendra qu’après validation du rapport.
VIII.
Liste d’équipements
a. Matériel de première catégorie
-
Groupe électrogène PRAMAC GSW 415 KVA ;
-
Groupe électrogène PRAMAC GSW 110 KVA ;
-
Stabilisateur TRANS SAN 420 KVA triphasé ;
-
Cabine Moyenne tension ;
-
Onduleur DC 80 KVA ;
-
Onduleur Backup Merlin Gerin 50 KVA ;
-
Régulateur de Tension 420 KVA ;
-
Tableau Général Basse Tension ;
-
Tableau de protection pour onduleur 50KVA ;
-
Tableaux divisionnaires du bâtiment ;
-
Lumière (Tubes 20 W, Tubes 40W, Spots, Ampoules 14 W, Applique murale…) ;
-
Projecteurs.
b. Matériel de deuxième catégories
-
Les prises ;
-
Les interrupteurs ;
-
Les boitiers ;
-
Les détecteurs de présence.
IX.
Conditions de soumission
a. Eligibilité
Le prestataire doit être
à même de rechercher des solutions appropriées à tous les problèmes liés à
l’entretien et à la réparation des appareils de climatisations.
Le prestataire doit être
en règle avec le fisc Congolais et ne devrait pas figurer dans les listes des
organisations finançant le terrorisme ou faisant du blanchiment d’argent.
Le prestataire devrait
fournir :
-
La justification d’une expérience d’au moins cinq ans dans le domaine de la
maintenance et de l’entretien des équipements de froids et plus précisément du
système électrique ;
-
La preuve de la disposition d’un personnel et des équipements pouvant
permettre au prestataire d’assurer des services de façon professionnelle ;
-
Tous les documents légaux lui donnant l’autorisation de fonctionner en République
Démocratique du Congo.
X.
Aspect financiers
L’offre des prix est
forfaitaire, hors taxe, convenue à l’avance et payable à la fin de chaque
campagne d’entretien ou d’une intervention ponctuelle.
Les prix seront exprimés
en monnaie de votre préférence en indiquant la parité utilisée par rapport au
dollar américain.
La liste des équipements
électrique et leurs localisation inclue au contrat devrait être établie et
validée par les deux parties avant la signature du contrat.
La description des installations
et la fréquence de maintenance devront être établies par les deux parties avant
la signature du contrat et devront respecter les normes du constructeur.
A cet effet, le
prestataire devrait visiter les bureaux de la Banque Mondiale à Kinshasa sise
Boulevard Colonel Tshatshi N°49 le 15 et 16 décembre de 14 : 00 à 17 : 00