Termes de références

 

Entretien du système électrique du bureau de la Banque Mondiale

Lieu de travail : Kinshasa

Date de clôture : 14 Janvier 2014 à 16h00

 

      I.        Objet du marché

Le présent marché a pour objet la conclusion d'un contrat de services d’une année avec deux options d’extension de douze mois chacune pour l'entretien préventif et systématique, les dépannages et les réparations courantes des installations électriques du bâtiments du bureau de la Banque Mondiale à Kinshasa sise Boulevard Tshatshi N°49, Commune de la Gombe/Kinshasa.

Les propositions seront placées sous plis scellés dans des enveloppes kaki portant la seule et unique mention : « Proposition de contrat pour entretien du système électrique du bureau de la Banque Mondiale Kinshasa N° 002/BM/CD/DEC/ADM».

L’enveloppe ne devra contenir aucune référence au montant de la soumission financière sous peine de rejet de l’offre.

Les plis seront déposés physiquement à l’adresse : Boulevard Tshatshi N°49, Kinshasa Gombe.

Le calendrier des activités liées à cette demande de soumission est le suivant :

-         Visite des lieux : le 07 janvier 2014 à 13h00.

Les propositions non scellées ou déposées au-delà de la date susmentionnée, se verront être rejetées.

    II.        Contexte

Le bureau de la banque mondiale envisage de passer un contrat d’une année avec une société d’entretien des systèmes électriques afin d’assurer les entretiens, les réparations et autres opérations nécessaires au bon fonctionnement de son système électrique.

   III.        Objet de la demande

Les objectifs consistent à garantir :

-         Les performances de fonctionnement à un niveau optimal, proche de celui des performances initiales ;

-         La continuité de service, la fiabilité des installations et le maintien des paramètres de fonctionnement ;

-         L’impact du fonctionnement des installations sur l’environnement.

 

Pour atteindre ces objectifs, le contractant :

-         Exploitera au mieux le potentiel des équipements ;

-         Maintiendra de façon préventive et contrôlera régulièrement les installations, suivant les fréquences et les protocoles indiqués ;

-         Optimisera d’une façon continue les méthodes de conduite et de maintenance ;

-         Réparera ou changera toute installation défaillante ;

-         Prendra soin d’intervenir rapidement en cas de besoin ou de dérangement ;

-         Respectera scrupuleusement les consignes de fonctionnement.

 

L’atteinte des objectifs doit se traduire par :

-         Un taux de disponibilité élevé des installations ;

-         Un faible taux de défaillance après intervention ;

-         Une faible consommation des énergies.

  IV.        Maintenance

 

1.    Maintenance préventive

Le contractant devra assurer un service d'intervention, tous les jours ouvrables (y compris le samedi) et pendant toute l'année pour intervenir, sur demande de la Banque Mondiale.

Les prestations devront être exécutées dans les délais les plus courts de manière à perturber le moins possible le fonctionnement des services de la Banque Mondiale.

Les prestations planifiées engendrant l’impossibilité de travailler au personnel de la Banque Mondiale, telles que des coupures électriques, devront se dérouler les Weekends.

Le personnel du contractant doit avoir la compétence pour remédier à tous les problèmes posés par l'exécution du contrat. Il doit à tout moment être parfaitement informé de l'état des installations;

Le personnel du Contractant disposera à tout moment de tout l'outillage normal et spécial ainsi que tous les appareils et accessoires de mesures nécessaires à l'exécution des prestations prévues, ainsi que des équipements de travail et de sécurité réglementaires pour son personnel.

Le contractant disposera à tout moment d'un stock suffisant de produits et de pièces de réserve afin de pouvoir exécuter l'entretien régulier, les réparations et les remplacements nécessaires. Il prendra en charge le remplacement des tous les consommables électrique ainsi que les groupes électrogènes.

La maintenance préventive est effectuée selon des critères prédéterminés afin d’éviter défaillances ou dégradations, et de maintenir les performances des installations à un niveau proche des performances initiales.

Cette maintenance préventive découle soit des exigences du constructeur des différentes parties des installations, soit de la disposition précitée.

Cette maintenance préventive aura lieu suivant la fréquence et le protocole indiqués.
Le planning d’exécution sera communiqué par le contractant au plus tard 10 jours ouvrables après la date d’entrée en vigueur du contrat et au plus tard le20 janvier de chaque année suivante et sera, le cas échéant, adapté en fonction de la faisabilité.

Le contractant est responsable du bon fonctionnement et du bon état d’entretien des installations.

Il utilisera les moyens nécessaires pour réaliser cet objectif.

Il lui appartient de compléter au besoin les listes des opérations à réaliser ou de les modifier au niveau des tâches et des fréquences pour réaliser les objectifs et ce, de commun accord avec la Banque Mondiale.

Cependant, le contractant doit se conformer aux notices techniques des constructeurs.

Le Contractant n'effectuera aucune intervention sur les installations couvertes par une garantie jusqu'à la date d'échéance, mais signalera les défauts de fonctionnement de ces derniers à l’unité technique de la Banque Mondiale qui prendra contact avec la société en charge.

Pour les installations hors garantie, la rémunération couvre l’ensemble des produits consommables (repris à l’Annexe IC) nécessaires à l'entretien courant des installations.

Chaque fois qu'un remplacement important du matériel est envisagé, la Banque Mondiale doit en être avisée afin de lui permettre d'examiner l'intérêt qu'il peut y avoir, compte tenu notamment de l'évolution de la technique, à substituer au matériel défectueux du matériel de principe ou de puissance mieux adapté à la poursuite de l'exploitation.

Le contractant devra assurer l'entretien régulier des locaux techniques électriques au minimum une fois par trimestre et procédera au nettoyage, dépoussiérage des installations et du sol.

 

2.    Dépannage

Les dépannages sont effectués sur appel de la Banque Mondiale. Le contractant communiquera à cette fin un numéro d’appel joignable 24 heures sur 24 et 365 jours par an.

Le technicien désigné par le contractant sera obligatoirement sur le site de la Banque Mondiale dans un délai maximum de 4 heures et de maximum 2 heures en cas de panne.

Pendant les heures de service (8h – 17h), le degré d’urgence de l’intervention sera communiqué par le service technique de la Banque. En dehors de ces heures, il appartiendra au technicien de permanence du contractant de poser, à l’appelant, les questions nécessaires lui permettant d’évaluer le degré d’urgence.

Pour toutes les installations principales figurant à l'Annexe IA, et pour autant que la panne ne soit pas liée à un défaut de maintenance, le Contractant transmettra, par email ou en copie dure, au plus tard dans les 24 heures suivant l’intervention sur les installations, le devis de celle-ci. La Banque Mondiale émettra un bon de commande de régularisation.

Les réparations, en cas d’urgence dûment motivée, dans l’intérêt des personnes ou de la conservation des biens, devront au préalable faire l’objet d’une information au service technique de la Banque Mondiale et avoir leur aval. Elles feront l’objet d’un devis, qui sera transmis par le Contractant, par fax ou e-mail, dans les 24 heures suivant la réparation, à la Cour, qui établira un bon de commande de régularisation.

 

3.    Sous-traitance

Si le contractant estime devoir faire appel à un sous-traitant pour assurer l'exécution des prestations objet du présent cahier des charges, il doit en informer la Banque Mondiale et obtenir son approbation préalable

Le contractant demeure responsable à l'égard de la Cour des prestations exécutées par ses éventuels sous-traitants.

    V.        Personnel d'exécution

Le personnel du contractant ainsi que le personnel de ses sous-traitants éventuels est instruit et travaille sous la surveillance permanente et la responsabilité civile du contractant.

Le contractant s'engage à prendre toutes les dispositions nécessaires pour faire observer par son personnel, les règles de discipline et de sécurité en vigueur à la Banque Mondiale. Il se porte fort à l'égard de la Banque Mondiale du respect par les membres de son personnel, de l'interdiction d'emporter un objet quelconque appartenant à la Banque Mondiale, même reconnu inutile, et de l'interdiction de communiquer toute information ou document interne à la Banque Mondiale dont il aurait pu avoir connaissance.

  VI.        Contrôle Des Prestations

Toute intervention fera l’objet d’une fiche de travail qui sera présentée, à la fin de l’intervention, au service technique pour validation et signature.

La Banque Mondiale se réserve le droit de contrôler à tout moment la bonne exécution des prestations incombant au contractant.

En cas de déficience dûment constatée par la Banque Mondiale, le contractant est tenu d'y remédier, dans un délai raisonnable à compter de la mise en demeure par la Banque Mondiale, sans aucun frais supplémentaire pour celle-ci

 VII.        Rapport d’intervention

En fin de trimestre, ou d’année, le contractant établira un rapport d’activités reprenant l’ensemble des contrôles effectués au cours de la période. Ce rapport sera transmis dans les 10 jours ouvrables suivant la fin de la période et sera validé par la Banque Mondiale dans les 5 jours ouvrables suivants. Le règlement de la facture du trimestre n’interviendra qu’après validation du rapport.

VIII.        Liste d’équipements

 

a.    Matériel de première catégorie

-         Groupe électrogène PRAMAC GSW 415 KVA ;

-         Groupe électrogène PRAMAC GSW 110 KVA ;

-         Stabilisateur TRANS SAN 420 KVA triphasé ;

-         Cabine Moyenne tension ;

-         Onduleur DC 80 KVA ;

-         Onduleur Backup Merlin Gerin 50 KVA ;

-         Régulateur de Tension 420 KVA ;

-         Tableau Général Basse Tension ;

-         Tableau de protection pour onduleur 50KVA ;

-         Tableaux divisionnaires du bâtiment ;

-         Lumière (Tubes 20 W, Tubes 40W, Spots, Ampoules 14 W, Applique murale…) ;

-         Projecteurs.

 

b.    Matériel de deuxième catégories

-         Les prises ;

-         Les interrupteurs ;

-         Les boitiers ;

-         Les détecteurs de présence.

  IX.        Conditions de soumission

 

a.    Eligibilité

Le prestataire doit être à même de rechercher des solutions appropriées à tous les problèmes liés à l’entretien et à la réparation des appareils de climatisations.

Le prestataire doit être en règle avec le fisc Congolais et ne devrait pas figurer dans les listes des organisations finançant le terrorisme ou faisant du blanchiment d’argent.

Le prestataire devrait fournir :

-         La justification d’une expérience d’au moins cinq ans dans le domaine de la maintenance et de l’entretien des équipements de froids et plus précisément du système électrique ;

-         La preuve de la disposition d’un personnel et des équipements pouvant permettre au prestataire d’assurer des services de façon professionnelle ;

-         Tous les documents légaux lui donnant l’autorisation de fonctionner en République Démocratique du Congo.

    X.        Aspect financiers

L’offre des prix est forfaitaire, hors taxe, convenue à l’avance et payable à la fin de chaque campagne d’entretien ou d’une intervention ponctuelle.

Les prix seront exprimés en monnaie de votre préférence en indiquant la parité utilisée par rapport au dollar américain.

La liste des équipements électrique et leurs localisation inclue au contrat devrait être établie et validée par les deux parties avant la signature du contrat.

La description des installations et la fréquence de maintenance devront être établies par les deux parties avant la signature du contrat et devront respecter les normes du constructeur.

A cet effet, le prestataire devrait visiter les bureaux de la Banque Mondiale à Kinshasa sise Boulevard Colonel Tshatshi N°49 le 15 et 16 décembre de 14 : 00 à 17 : 00