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Décoration des Jeeps Land Cruiser

Appel d'offres public

Décoration des Jeeps Land Cruiser

Lieu de travail : Kinshasa

Date de clôture : 12 Mars 2013

I.              Introduction

Dans le cadre de ses activités de lutte contre le paludisme, appuyé par le fond mondial, l’Association de Santé Familiale, en sigle ASF, lance le présent Appel d’offres restreint (ADO) local pour la décoration des véhicules Jeep Land Cruiser.
La soumission consiste à faire la meilleure proposition de rapport qualité/prix pour les services proposés et adaptée aux conditions exigées par ASF conformément aux spécifications techniques précisées dans les termes de référence.

Toutes les sociétés professionnelles qui répondent aux critères développés dans les termes de référence ci-dessous sont invités à soumissionner.

Conformément à ses activités, le soumissionnaire peut présenter une offre pour tout ou partie des matériels. ASF se réserve de traiter les offres au cas par cas, matériels, et en fonction de ses appréciations, elle peut retenir un ou plusieurs fournisseurs pour la fourniture de ces matériels.

PARTIE I: APPEL D’OFFRES ET PROCEDURES

1.0. Instructions et procédures

1.1. Généralités

Cette Partie I, “Appel d’offres et procédures”, ne sera pas incluse dans une adjudication ou un contrat qui pourrait résulter de cet ADO. Son but est juste d’informer les fournisseurs éventuels.

1.2 Transaction

ASF/PSI invite les fournisseurs éventuels à soumettre leurs offres pour la décoration des Jeep Land Cruiser, toutefois, ASF/PSI se réserve le droit unilatéral de résilier le contrat avant terme, au cas où elle ne trouverait pas satisfaction.

1.3 Eligibilité

Cet ADO fait l’objet d’une compétition au niveau national et il est ouvert à toutes les sociétés qualifiées et capables dans un bref délai, dans les limites autorisées par les lois en vigueur en République Démocratique du Congo et par les instructions auxquelles l’ASF/PSI se soumet - que les diverses agences officielles d’aide au développement donnent en matière d’achats et service. Sa disponibilité fera l’objet d’une annonce restreinte.

1.5 Coût de l’offre

Les fournisseurs éventuels ne sont nullement obligés de préparer ou soumettre des offres en réponse à cet ADO. S’ils le font, c’est à leurs propres frais et risques. En aucun cas, ASF/PSI ne rembourse les frais qu’ils peuvent avoir engagé dans la préparation et la soumission de leurs offres.

1.6 Examen de l’ADO

Chaque fournisseur éventuel est tenue personnellement d’examiner soigneusement toutes les dispositions contenues dans l’ADO et de s’y conformer entièrement. S’il ne le fait pas, cela sera à ses propres risques et frais. Toutes ambigüités ou incohérences manifestes contenues dans l’ADO seront traitées au détriment d’un fournisseur éventuel s’il n’a pas cherché des éclaircissements y relatifs avant la date finale de réception de la demande des renseignements supplémentaires.

1.7 Probité et éthique

Dans ses démarches en matière d’achats, ASF/PSI s’efforce de respecter les normes éthiques et professionnelles les plus élevées du domaine. ASF/PSI interdit strictement et ne tolère en aucune façon la corruption ainsi que les pratiques frauduleuses. En soumissionnant à cet ADO, les fournisseurs s’engagent à respecter strictement cette ligne de conduite et à éviter sa violation, qu’elle soit possible ou même en apparence.

1.8 Langue

Tous les documents soumis en réponse à cet ADO, ainsi que toute la correspondance y relative, seront en français.

1.9 Demandes de renseignements

Les demandes de renseignements concernant cet ADO et toute(s) offre(s) de retour doivent être soumises par écrit, être reçu avant ou au plus tard à la date limite publiée et mentionnée sur la couverture, pour permettre à PSI de fournir une réponse complète et précise. Ces demandes sont à envoyer par télécopieur ou par courriel à l’attention de M. Mark POUBELLE.
Email: mpoubelle@psicongo.org.

ASF n’est pas tenue de considérer ou de répondre aux questions qui n’ont pas été reçues dans le délai fixé.

2.0 Procédures d’appels d’offres

2.1 ADO

Cet ADO constitue une invitation aux fournisseurs éventuels de soumettre des offres pour les biens qui y sont décrits. Il se compose de (1) la couverture, (2) l'introduction, (3) la Partie I, Instructions et procédures, (4) la Partie II, Caractéristiques techniques de matériels promotionnels, (5) l'annexe A, Questionnaire pour le fournisseur, (6) l'annexe B, Autorisation de vérifier les renseignements financiers, (7) l'annexe C, Modèle de contrat.

            2.2. Réception des Offres

Les fournisseurs potentiels pourront envoyer leurs offres par courrier, en main propre et (ou) la faire tenir par un porteur. Aucune offre remise par courrier électronique ou par télécopieur n’est acceptée. Les offres envoyées par la poste, remises en mains propres ou livrées par messager doivent être expédiées ou déposées à l’adresse :

Réception de l’Association de Santé Familiale

4630 Avenue de la Science, Immeuble USCT Bloc C

Commune de Gombe

Kinshasa, République Démocratique du Congo

E-mail : mpoubelle@psicongo.org

 

2.3. Présentation et teneur des offres

Les dossiers des soumissionnaires doivent être composés d’une offre ADMINISTRATIVE ET TECHNIQUE et d’une offre FINANCIERE. L’offre administrative et technique, d’une part et l’offre financière, d’autre part, doivent être présentées dans deux enveloppes séparées sous plis fermés comportant clairement la mention suivante “Offre administrative et technique” et “Offre financière” avec la référence « 2013/Décoration Jeep Land Cruiser/Malaria/3847 BCC» et doivent être clairement détaillées. Aucune information permettant d’identifier le soumissionnaire ne devra figurer sur l’enveloppe extérieure.

L’enveloppe « Offre administrative et technique » doit comprendre, sans s’y limiter, les éléments suivants :

-       Le questionnaire rempli de l’annexe A de cet ADO ;

-       Les documents attestant que le soumissionnaire peut exercer dans le domaine sollicité (Registre du commerce, et Identification Nationale) ;

-       Une attestation certifiant que le soumissionnaire a effectué les déclarations réglementaires en matière d’impôts (numéro d’impôt) ;

-       Les coordonnées bancaires au nom du soumissionnaire ;

-       Les quantités et spécifications techniques des matériels ;

-       Les références du soumissionnaire pour les marchés similaires (au moins trois copies de contrat signées et cachetées par les deux parties) ;

-       Les offres sont valables durant au moins quatre-vingt-dix (90) jours suivant la date limite de présentation des offres.

Des photocopies de ces pièces doivent être soumises mais les originaux pourront être sollicités au moment de l’attribution de ce marché. Ces pièces doivent être valables pour l’année 2012.

A. L’enveloppe « Offre financière » doit comprendre et suivre, sans s’y limiter, les points ci-après:

-       Une offre financière proprement dite (suivant modèle bordereau de prix) avec les montants hors taxes, ASF étant exonérée de taxe sur la valeur ajoutée ;

-       Les prix seront fermes, non révisables et sans réserve aucune. Le soumissionnaire devra accepter le paiement par virement bancaire au compte de l’entreprise ;

-       Les délais de livraisons effectifs.

B. Toutes les offres se feront par écrit et en français. Les offres seront signées et datée par un employé autorisé (qui y apposera son nom en caractères d’imprimerie, sa fonction et sa signature) du fournisseur éventuel.

2.4 Traitement des offres

Les offres seront ouvertes en public dans les bureaux de l’ASF/PSI le 13 mars 2013 à 14h30.

Une fois reçues, les offres seront gardées intactes et en sécurité. Des efforts raisonnables seront faits pour les protéger de la perte, des modifications, ou de la divulgation à toute personne non autorisée. Nonobstant ce qui précède, en aucun cas, ASF/PSI n’accepte une quelconque responsabilité devant le soumissionnaire pour une quelconque perte, modification ou divulgation.

2.5 Evaluation des offres et choix de(s) adjudicataire(s)

L’évaluation des offres financières sera effectuée en interne par un Comité d’Evaluation Interne des Offres et au moyen d’un processus à trois étapes tel que décrit ci-dessous :

A. Première Etape (Contrôle Préliminaire) :

L’évaluation à cette étape portera sur les critères suivants qui permettront à l’ASF de déterminer la conformité de l’offre aux termes et conditions de l’ADO :

-       L’offre soumise est signée ;

-       L’offre soumise a été reçue par ASF avant la date limite de dépôt des offres ;

-       La validité de l’offre est d’au moins quatre-vingt-dix (90) jours à partir de la date limite de dépôt des offres ;

-       L’offre soumise contient tous les documents (sans exception) et informations requis conformément au paragraphe 2.3 ci-dessus ;

-       L’offre financière (budget) est dument remplie, complète et signée.

Une offre jugée non-conforme à l’un des critères ci-dessus sera rejetée et ne sera pas considérée pour une évaluation technique.

B. Deuxième Etape (Evaluation Technique)

L’évaluation à cette étape portera sur la conformité des offres techniques aux termes de références techniques de l’ADO figurant dans la Partie II ci-dessous.

Après évaluation des offres techniques, les soumissionnaires non acceptables seront éliminés de la prochaine étape.

            C. Troisième Etape (Evaluation Financière)

ASF tiendra compte des facteurs ci-dessous pour évaluer l’offre financière :

-       Le prix (80%) ;

-       Le délai de livraison (20%).

Le calcul de pointage final sera effectué comme suit :

  1. ASF procédera de la façon suivante pour calculer le pointage total lié au prix :

Prix le plus bas x 80%/ prix en considération.

  1. ASF procédera de la façon suivante pour calculer le pointage total lié au délai de livraison : le délai le plus court x 20% / le délai en considération.

Le pointage total d’une soumission à la troisième étape : Pointage total lié au prix + le pointage lié au délai de livraison

Le soumissionnaire sélectionné sera celui dont l’offre aura été jugée conforme et éligible à la première et à la deuxième étape du processus d’évaluation et qui aura obtenu le score total le plus élevé à troisième étape en tenant en considération le délai de livraison et le prix de chaque type de bien.

2.5 Amendements

A tout moment avant l’attribution du marché, si ASF/PSI juge une modification importante des dispositions de l’ADO nécessaire, elle fournira un amendement écrit à tous les fournisseurs qui ont demandé une copie de l’ADO. Aucune déclaration orale de qui que ce soit ne sera de quelque manière considérée pour limiter, écarter, modifier, ou affecter autrement un terme ou une condition de cet appel d’offres, et aucun fournisseur ne devra se fonder sur une telle déclaration quelle que soit la raison.

            2.6 Modifications ou retraits

Les soumissions à l’ADO ne peuvent être modifiées, complétées, corrigées, ou retirées sur demande du fournisseur après la date-limite de dépôt des offres indiquée sur la couverture, sauf que ASF/PSI peut, à sa seule discrétion, permettre la correction des erreurs arithmétiques, des erreurs de transposition, ou d'autres erreurs d’écriture ou mineures. Cela peut se faire dans les cas où ASF/PSI estime que l'erreur et la soumission voulue à l’ADO peuvent être établies de manière concluante en considérant la soumission à l’ADO. Outre les erreurs énumérées ci-dessus, il ne sera autorisé de corriger aucune autre erreur que pourra alléguer un soumissionnaire après la date-limite des offres à l’ADO. Aucune offre à l’ADO ne peut être complétée, modifiée, ou corrigée après une telle date-limite. Néanmoins, si elle le juge nécessaire, ASF/PSI peut demander un éclaircissement ou une explication à un fournisseur. Une telle demande ainsi que la réponse y afférente devront se faire par écrit.

2.7 Attribution du marché

Apres évaluation et comparaison des offres, ASF décidera de l’attribution des marchés et notifiera le ou les soumissionnaires retenu(s) par courrier avis de réception ou par remise contre émargements, que son (leurs) offre(s) a (ont) été acceptée(s).

Les soumissionnaires non sélectionnés seront informés de la décision prise. Cette décision sera sans appel ni recours. ASF retiendra dans ses archives les dossiers des soumissionnaires non adjudiqués.

L’ASF, au moment de l’attribution du marché, se réserve le droit de passer le marché à un ou plusieurs soumissionnaires.

ASF se réserve le droit d’inspecter l’existence physique et l’installation du soumissionnaire au préalable (avant l’attribution du marché), et à tout moment pendant l’exécution du contrat.

A tout moment et avant la date limite du dépôt des offres, ASF se réserve le droit de modifier le dossier d’appel d’offres, pour tout motif, que ce soit à son initiative ou en réponse à une demande d’éclaircissement formulée par un soumissionnaire, en publiant un additif. Tout additif ainsi publié fait partie intégrale du dossier d’appel d’offres et sera communiqué par écrit ou par e-mail à tous les soumissionnaires qui ont reçu le dossier d’appel d’offres.

Pour donner aux soumissionnaires le temps nécessaire à la prise en considération de l’additif dans la préparation de leurs offres, ASF a la faculté de reporter la date limite de dépôt des offres.

L’ASF se réserve le droit d’accepter ou d’écarter toute offre et d’annuler la procédure d’appel d’offres et d’écarter toutes les offres, à tout moment avant l’attribution du marché sans de ce fait, encourir une responsabilité quelconque vis-à-vis du (ou des) soumissionnaire(s) affecté(s) des raisons de sa décision.

L’ASF met en place une Commission d’Evaluation des Offres Internes pour l’adjudication finale de ce marché, et suivant le modèle de contrat en Annexe C. Les offres reçues des soumissionnaires restent dans les dossiers de l’ASF.

Apres dépouillement et évaluation par ASF, un procès verbal comprenant un rapport détaillé de l’évaluation faite, la comparaison des offres ainsi qu’une proposition d’attribution motivée seront rédigés. Il est prévu de conclure un contrat avec un ou plusieurs attributaires selon le modèle de contrat ci-joint.

Téléchargez ci-dessous le DAO en PDF pour compléter cet appel d’offre

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administrateur congomoja,
20 févr. 2013 à 02:08
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