N°
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Questions
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Réponses
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ACTEURS ÉLIGIBLES
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1
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Expliquer ce que sont les « entités affiliées »
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Voir 2.1.2 des lignes directrices.
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2
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Les demandeurs, codemandeurs ou entités affiliées doivent-ils
être enregistrés dans PADOR ?
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Voir 2.2 des lignes directrices
Non. L'enregistrement préalable dans PADOR pour le présent appel
à propositions est non obligatoire
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3
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Le codemandeur peut-il être une entreprise, une mairie, une entité
territoriale décentralisée ETD
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Voir 2.1.1 des lignes directrices.
Non. Pour rappel, le(s) codemandeur(s) et l/les entité(s) affiliée(s)
doi(ven)t satisfaire aux critères d’éligibilité qui s'appliquent au
demandeur lui-même, notamment être une personne morale sans but
lucratif, être un acteur non étatique.
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4
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Expliquer la différence entre « partenaire » et
« codemandeur ».
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L’évolution de « partenaire » à « codemandeur »
permet d’insister sur la place du(es) codemandeur(s) » aux côtés
du demandeur principal (ou coordinateur). La relation entre demandeur et
codemandeur est aujourd’hui plus étroite. Le codemandeur donne
« mandat » au demandeur pour le représenter.
Voir 2.1.1 des lignes directrices
Le(s) « codemandeur(s) » participe(nt) à la conception et à la
mise en œuvre de l’action et leurs dépenses sont éligibles. Il(s) délègue(nt) par mandat le pouvoir au demandeur principal.
Cependant, il faut noter qu’il y a toujours une seule structure de contact
pour le PA2D le demandeur principal.
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5
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Quelle est le rôle du codemandeur par rapport au demandeur ?
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Voir 2.1.1 des lignes directrices.
Le(s) codemandeur(s) participe(nt) à la définition et à la mise en œuvre de
l’action, et les coûts qu’il(s) encour(en)t sont éligibles au même titre que
ceux encourus par le demandeur.
Le(s) codemandeur(s) doi(ven)t satisfaire aux critères d’éligibilité qui
s'appliquent au demandeur lui-même à l’exception du critère de nationalité.
Le codemandeur peut être un ANE établi dans un pays de l’Union Européenne.
Si la subvention leur est attribuée, les éventuels codemandeurs deviendront
les bénéficiaires de l'action, avec le coordinateur.
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6
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Est-ce que les associations, qui n’ont pas participé à la réunion
d’information peuvent répondre à l’appel à propositions ?
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Oui, si elles répondent aux critères d’éligibilité présentés dans les
lignes directrices.
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7
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Peut-on soumettre un projet sans entité affiliée?
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Oui, un projet peut être soumis sans entité affiliée.
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8
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Clarifier la différence entre « entité affiliée » et
« associé », notamment au niveau des coûts.
Un associé peut-il proposer des activités de renforcement de capacités en
gestion ?
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Voir 2.1.2 et 2.1.3 des lignes directrices
Les coûts encourus par les entités affiliées (notamment ceux relatifs aux
marchés de mise en œuvre et au soutien financier aux tiers) peuvent être
éligibles à la condition de respecter les règles pertinentes applicables aux
demandeurs.
Les associés participent effectivement à l’action, mais ne peuvent prétendre
à bénéficier de la subvention, excepté sous forme d’indemnités journalières
et de frais de déplacement. Non.
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9
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Quel est l’élément juridique qui prouve l’existence de l’OSC, ou mieux
quelle est la valeur juridique d’un document de reconnaissance remis par les
autorités locales (provinciales) ?
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Les OSC locales ont souvent des récépissés et des statuts notariés
délivrer par l’autorité provinciale et qui font office de document officiel
de l’organisation. Pour cet appel à proposition, il est important que le
document de reconnaissance officiel soit signé par les autorités nationales
(F92, journal officiel). Néanmoins, les documents délivrés par l’autorité
provinciale à un demandeur feront l’objet d’une étude lors de la phase de
contrôle de l’éligibilité par le comité technique d’évaluation.
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10
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Le critère d’éligibilité relatif aux trois années d’existence ne tient
pas compte du fait que les associations jeunes peuvent être dynamiques.
Pourquoi ce choix ?
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Voir grille d'évaluation au paragraphe 2.3
La capacité financière et opérationnelle du demandeur est un des critères
d'exclusion lors de l'évaluation des propositions afin de garantir la bonne
exécution du financement européen.
Les acteurs qui ne répondent pas à l’expérience requise ne sont pas exclus en
tant qu’associé.
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11
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Est-ce que une ASBL qui est en fonction mais qui n'a pas l'autorisation
de fonctionnement peu postuler également ?
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Voir 2.1.1 des lignes directrices.
Les acteurs associatifs n’ayant pas d’autorisation de fonctionnement ou pas
de récépissé officiel ne peuvent pas être demandeur.
Les petites structures associatives peuvent être associées à un demandeur.
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ACTIVITÉS ÉLIGIBLES
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11
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Est-ce qu’une OSC est obligée de couvrir toute la zone ciblée. Peut-elle
se limiter à une partie de cette zone ?
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Voir 2.1.4 des lignes directrices.
Le demandeur est appelé à couvrir l’ensemble de la zone tel que décrit dans
le présent appel. Dans le formulaire de demande complète il doit argumenter
sur ses choix prioritaires concernant une possible concentration de ses
actions car toutes les zones ciblées sont accessibles. Si l’intensité des
actions peut être différente selon les zones le demandeur devra justifier les
raisons pour lesquelles il envisage d’être moins actif dans telle ou telle
zone.
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12
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Combien de projet peut proposer une association ?
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Nombre de demandes et de subventions par demandeurs :
- Le demandeur peut soumettre plus d’une demande dans le cadre du
présent appel à propositions. Toutefois le demandeur ne peut pas soumettre
plus d’une demande par zone géographique ;
- Le demandeur peut se voir attribuer plus d’une subvention au
titre du présent appel à propositions ;
- Le demandeur peut être en même temps un codemandeur ou une
entité affiliée dans une autre demande ;
- Un codemandeur peut soumettre plus d’une demande dans le cadre
du présent appel à propositions. Toutefois le codemandeur ne peut pas
soumettre plus d’une demande par zone géographique ;
- Un codemandeur peut se voir attribuer plus d’une
subvention au titre du présent appel à propositions ;
- Un codemandeur ne peut être en même temps une entité affiliée
dans une autre demande ;
- L'/les entité(s) affiliée(s) peu(ven)t participer à plus d'une
demande.
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13
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Une ONG de Kinshasa peut-elle postuler sur une autre Zone ?
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Voir réponse N° 12
Oui / à condition de prouver qu’elle a une expérience et une connaissance
significative de la zone d’intervention.
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COUTS ÉLIGIBLES
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14
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Que signifie « apports en nature » ?
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Voir 2.1.5 des lignes directrices
Par « apports en nature », il faut entendre les biens ou services
fournis gracieusement par une tierce partie à un/des
bénéficiaire(s) ou à une/des entité(s) affiliée(s). Les apports en nature n'impliquant aucune dépense pour un/des
bénéficiaire(s) ou une/des entité(s) affiliée(s) ne constituent pas des coûts éligibles.
Attention :
- Si la description de l'action
proposée contient des apports en nature, ces apports doivent être
fournis.
- La valeur de ces apports ne
peut excéder i) ni les coûts supportés réellement et dûment justifiés
par des pièces comptables ii) ni les coûts généralement acceptés sur le
marché de référence en question.
Enfin, les apports de type immobilier doivent être exclus du calcul du
montant du cofinancement. Les apports en nature doivent respecter les règles
nationales en matière fiscale et de sécurité sociale.
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15
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Le demandeur peut-il apporter au projet une contribution d’un autre
bailleur ?
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Voir 1.3 des lignes directrices
Oui : L’Union Européenne cofinance les projets. La part apportée par le
porteur du projet (le solde) peut provenir d’autres bailleurs. Elle ne peut
pas provenir du Budget de l’UE ou du FED.
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Est-ce que la valorisation peut être considérée comme un cofinancement du
porteur de projet ?
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Non. Voir réponse 14.
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17
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Quel est le montant de l’apport du demandeur au budget du projet ?
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Voir 1.3 des lignes directrices
Si la subvention demandée à l’UE est au minimum de 60 000 euros et que la
contribution des demandeurs est d’un minimum de 10%, alors l’apport de l’OSC
sera au minimum d’environ 6 000 euros, pour un total de l'action de l’exemple
de 66.000 €
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18
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Les frais engagés sur le terrain avant le démarrage du projet
pourront-ils être comptabilisés si le projet de l’association est
sélectionné ?
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Voir 2.1.5 des lignes directrices
Non, seuls les frais engagés après la signature du contrat de subvention sont
éligibles (principe de non rétroactivité).
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Comment tenir une comptabilité en EURO alors que les dépenses ont été
effectuées en USD ou en CDF ?
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Les prévisions budgétaires et les rapports financiers du projet doivent
être présentés en EURO. les dépenses engagées pour la mise en œuvre peuvent
être effectuées en Euro, en USD ou en CDF. C’est lors de la présentation du
rapport financier qu’il faudra convertir toutes ces dépenses en EURO. Le taux
de conversion à appliquer est celui mensuellement publié sur le site de
l’Union européenne (en tenir compte lors des conversions).
L’OSC devra ouvrir un compte spécifique en Euro ou USD pour recevoir la
subvention et justifier des opérations de change effectués au cours du
projet.
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NOTE SUCCINCTE ET
FORMULAIRE DE DEMANDE COMPLÈTE
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20
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Quelle date de démarrage du projet doit-on considérer et indiquer étant
donné que la procédure de sélection dure plusieurs mois ?
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Dans les documents projets, au niveau du calendrier, il est recommandé de
ne pas mentionner une date de démarrage précise. Par exemple dans le
chronogramme, il suffit d’indiquer « mois 1 », «mois 2», etc.
Le calendrier indicatif donne une date de signature des contrats au cours du
mois de novembre 2014
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21
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Doit-on intégrer la phase de formation prévue par le PA2D dans le plan
d’action ?
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Dans le cadre spécifique de cet appel à propositions le PA2D
(administration contractante) prévoit une formation d’une durée de six jours
à Kinshasa et Goma qui aura pour thèmes (i) les outils de vulgarisation de la
décentralisation (ii) la gestion financière de projet sur financement 10ième
FED. Cette formation sera prise en charge pour par le PA2D ; elle est
destinée à 4 membres de chacune des OSC bénéficiaires.
Oui. Les OSC devront intégrer cette activité lors de l’élaboration du
planning au cours du premier mois de mise en œuvre.
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22
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Quelles informations sont demandées dans la note succincte ?
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Voir 2.2.1 des lignes directrices et l'annexe A de cet appel à
propositions.
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SELECTION ET
EVALUATION DES PROJETS
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23
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Peut-on déposer le dossier à l’antenne du PA2D de Goma ?
Peut-on envoyer le dossier par E-mail ?
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Non pour les deux questions. (voir 2.2.2 des lignes directrices).
L’appel est national ; le PA2D ne possède pas d’antenne dans d’autres régions
couvertes à part à Goma, et l’ensemble du processus doit être examiné à
Kinshasa où se trouve le CTE (Comité Technique d’Evaluation). Tous les
dossiers devront être réceptionnés à Kinshasa au bureau du PA2D
avant 13 H le mardi 29 juillet
2014
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25
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Est-ce que les volumes financiers gérés ou l’expérience de la structure
seront prises en compte ?
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Voir 2.3 (grille d’évaluation) des lignes directrices
Point 1 de la grille d’évaluation des notes complètes
Oui. L’expérience en gestion de projets et en gestion de fonds de chaque
association sera prise en considération.
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Y va-t-il une enveloppe prêt déterminée pour chacune des Zones
d’interventions ?
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Non / la répartition des financements se fera au niveau du classement des
propositions sur chacune des zones en privilégiant par la suite une
couverture la plus large possible.
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27
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Est-ce que la Commission européenne donne toujours les raisons de la non
sélection d'une proposition ?
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Les lignes directrices décrivent le processus de sélection des étapes 1 à
3 - Les grilles d'évaluation ont été jointes pour information au point 2.3 -
L'évaluation se fait sur des critères transparents, non discriminatoires et
sur la base de l'égalité de traitement. Les demandeurs sont informés sur
l'évaluation de leur proposition.
Oui. Après chaque étape le comité d’évaluation adresse une lettre aux
demandeurs dans laquelle est précisé le résultat de l’évaluation et en cas de
rejet, les raisons de cette décision négative.
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DIVERS
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28
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La prolongation de la durée du projet à cause des éventualités liées à la
sécurité dans certaines zones ?
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Non, le PA2D n’a pas la possibilité de prolonger ni de modifier le
calendrier de mise en œuvre de ce projet suite à des contraintes de temps,
car le projet PA2D arrivera presque à terme en fin de premier semestre 2015.
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29
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Y a-t-il un inconvénient si le formulaire arrivait avant la date du 29
juillet 2014 ?
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Non
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30
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Y a-t-il possibilité d’obtenir une permission spéciale provenant de l’UE
permettant aux OSC de prendre des avions humanitaires (ECOFLIGHT ou MONUSCO)
pour se rendre dans des zones difficile d’accès comme Walikale ?
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Ni le PA2D ni la Délégation de l’Union Européenne ne peuvent s’engager
sur cette question ni faciliter l’accès à ces services. Chaque bénéficiaire
devra traiter son dossier individuellement.
Par ailleurs il est très peu probable qu’une telle autorisation soit délivrée
vue la nature des actions et la durée réduite de mise en œuvre. Nous
recommandons aux demandeurs de recourir à une organisation locale bien
implantée dans cette zone pour effectuer la mise en œuvre des actions de
vulgarisation et de sensibilisation.
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31
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Faut-il prévoir une évaluation du projet ?
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Du fait de la durée réduite à 6 mois seule une évaluation finale
restreinte effectuée en interne permettra de faire le point sur les résultats
obtenus, de capitaliser, de les mettre en perspective sur la durabilité.
Toutefois il faut noter que le PA2D effectuera des missions de monitoring sur
le terrain et procédera à l’audit des subventions.
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