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Appui à la participation des organisations de la société civile pour l’appropriation de la décentralisation par la population


Appel à propositions

Appui à la participation des organisations de la société civile pour l’appropriation de la décentralisation par la population

Référence de publication : 010/PA2D/AAP/DP02/2014

Lieu de travail : Kinshasa

Date de clôture : 29 Juillet 2014

Synthèse des questions et des réponses n°1

Suite aux séances d’informations tenues à Kinshasa, Goma, Beni, Bunia et Kisangani, le pouvoir adjudicataire apporte les clarifications suivantes :

 

 

Questions

Réponses

ACTEURS ÉLIGIBLES

1

Expliquer ce que sont les « entités affiliées »

Voir 2.1.2 des lignes directrices.

2

Les demandeurs, codemandeurs ou  entités affiliées  doivent-ils être enregistrés dans PADOR ?

Voir 2.2 des lignes directrices 
Non. L'enregistrement préalable dans PADOR
 pour le présent appel à propositions est non obligatoire

3

Le codemandeur peut-il être une entreprise, une mairie, une entité territoriale décentralisée ETD  

Voir 2.1.1 des lignes directrices.
Non. Pour rappel, le(s) codemandeur(s) et l/les entité(s) affiliée(s) doi(ven)t satisfaire aux critères d’éligibilité qui s'appliquent au demandeur lui-même, notamment être une personne morale sans but lucratif, être un acteur non étatique.

4

Expliquer la différence entre « partenaire » et « codemandeur ».

L’évolution de « partenaire » à « codemandeur » permet d’insister sur la place du(es)  codemandeur(s) » aux côtés du demandeur principal (ou coordinateur). La relation entre demandeur et codemandeur est aujourd’hui plus étroite. Le codemandeur donne « mandat » au demandeur pour le représenter. 
Voir 2.1.1 des lignes directrices
Le(s) « codemandeur(s) » participe(nt) à la conception et à la mise en œuvre de l’action et leurs dépenses sont éligibles. Il(s) délègue(nt)
 par mandat le pouvoir au demandeur principal.
Cependant, il faut noter qu’il y a toujours une seule structure de contact pour le PA2D le demandeur principal.

5

Quelle est le rôle du codemandeur par rapport au demandeur ?

Voir 2.1.1 des lignes directrices.
Le(s) codemandeur(s) participe(nt) à la définition et à la mise en œuvre de l’action, et les coûts qu’il(s) encour(en)t sont éligibles au même titre que ceux encourus par le demandeur.
 
Le(s) codemandeur(s) doi(ven)t satisfaire aux critères d’éligibilité qui s'appliquent au demandeur lui-même à l’exception du critère de nationalité. Le codemandeur peut être un ANE établi dans un pays de l’Union Européenne.
 
Si la subvention leur est attribuée, les éventuels codemandeurs deviendront les bénéficiaires de l'action, avec le coordinateur. 

6

Est-ce que les associations, qui n’ont pas participé à la réunion d’information peuvent répondre à l’appel à propositions ?

Oui, si elles répondent aux critères d’éligibilité présentés dans les lignes directrices.

7

Peut-on soumettre un projet sans entité affiliée?

Oui, un projet peut être soumis sans entité affiliée.

8

Clarifier la différence entre « entité affiliée » et « associé », notamment au niveau des coûts.

Un associé peut-il proposer des activités de renforcement de capacités en gestion ?

Voir 2.1.2 et 2.1.3 des lignes directrices
Les coûts encourus par les entités affiliées (notamment ceux relatifs aux marchés de mise en œuvre et au soutien financier aux tiers) peuvent être éligibles à la condition de respecter les règles pertinentes applicables aux demandeurs.
 
Les associés participent effectivement à l’action, mais ne peuvent prétendre à bénéficier de la subvention, excepté sous forme d’indemnités journalières et de frais de déplacement. Non.

9

Quel est l’élément juridique qui prouve l’existence de l’OSC, ou mieux quelle est la valeur juridique d’un document de reconnaissance remis par les autorités locales (provinciales) ?

Les OSC locales ont souvent des récépissés et des statuts notariés délivrer par l’autorité provinciale et qui font office de document officiel de l’organisation. Pour cet appel à proposition, il est important que le document de reconnaissance officiel soit signé par les autorités nationales (F92, journal officiel). Néanmoins, les documents délivrés par l’autorité provinciale à un demandeur feront l’objet d’une étude lors de la phase de contrôle de l’éligibilité par le comité technique d’évaluation.

10

Le critère d’éligibilité relatif aux trois années d’existence ne tient pas compte du fait que les associations jeunes peuvent être dynamiques. Pourquoi ce choix ?

Voir grille d'évaluation au paragraphe 2.3
La capacité financière et opérationnelle du demandeur est un des critères d'exclusion lors de l'évaluation des propositions afin de garantir la bonne exécution du financement européen.
 
Les acteurs qui ne répondent pas à l’expérience requise ne sont pas exclus en tant qu’associé.

11

Est-ce que une ASBL qui est en fonction mais qui n'a pas l'autorisation de fonctionnement peu postuler également ?

Voir 2.1.1 des lignes directrices. 
Les acteurs associatifs n’ayant pas d’autorisation de fonctionnement ou pas de récépissé officiel ne peuvent pas être demandeur.
Les petites structures associatives peuvent être associées à un demandeur.

ACTIVITÉS ÉLIGIBLES

11

Est-ce qu’une OSC est obligée de couvrir toute la zone ciblée. Peut-elle se limiter à une partie de cette zone ?

Voir 2.1.4 des lignes directrices.
Le demandeur est appelé à couvrir l’ensemble de la zone tel que décrit dans le présent appel. Dans le formulaire de demande complète il doit argumenter sur ses choix prioritaires concernant une possible concentration de ses actions car toutes les zones ciblées sont accessibles. Si l’intensité des actions peut être différente selon les zones le demandeur devra justifier les raisons pour lesquelles il envisage d’être moins actif dans telle ou telle zone.

12

Combien de projet peut proposer une association ?

Nombre de demandes et de subventions par demandeurs :
-   Le demandeur peut soumettre plus d’une demande dans le cadre du présent appel à propositions. Toutefois le demandeur ne peut pas soumettre plus d’une demande par zone géographique ;
-   Le demandeur peut se voir attribuer plus d’une subvention au titre du présent appel à propositions ;
-   Le demandeur peut être en même temps un codemandeur ou une entité affiliée dans une autre demande ;
-   Un codemandeur peut soumettre plus d’une demande dans le cadre du présent appel à propositions. Toutefois le codemandeur ne peut pas soumettre plus d’une demande par zone géographique ;
-   Un codemandeur  peut se voir attribuer plus d’une subvention au titre du présent appel à propositions ;
-   Un codemandeur ne peut être en même temps une entité affiliée dans une autre demande ;
-   L'/les entité(s) affiliée(s) peu(ven)t participer à plus d'une demande.

13

Une ONG de Kinshasa peut-elle postuler sur une autre Zone ?

Voir réponse N° 12
Oui / à condition de prouver qu’elle a une expérience et une connaissance significative de la zone d’intervention.

COUTS ÉLIGIBLES

14

Que signifie « apports en nature » ?

Voir 2.1.5 des lignes directrices 
Par « apports en nature », il faut entendre les
 biens ou services fournis gracieusement par une tierce partie à un/des bénéficiaire(s) ou à une/des entité(s) affiliée(s). Les apports en nature n'impliquant aucune dépense pour un/des bénéficiaire(s) ou une/des entité(s) affiliée(s) ne constituent pas des coûts éligibles.
Attention :

  • Si la description de l'action proposée contient des apports en nature, ces apports doivent être fournis.
  • La valeur de ces apports ne peut excéder i) ni les coûts supportés réellement et dûment justifiés par des pièces comptables ii) ni les coûts généralement acceptés sur le marché de référence en question.

Enfin, les apports de type immobilier doivent être exclus du calcul du montant du cofinancement. Les apports en nature doivent respecter les règles nationales en matière fiscale et de sécurité sociale.

15

Le demandeur peut-il apporter au projet une contribution d’un autre bailleur ?

Voir 1.3 des lignes directrices
Oui : L’Union Européenne cofinance les projets. La part apportée par le porteur du projet (le solde) peut provenir d’autres bailleurs. Elle ne peut pas provenir du Budget de l’UE ou du FED.

16

Est-ce que la valorisation peut être considérée comme un cofinancement du porteur de projet ?

Non. Voir réponse 14.

17

Quel est le montant de l’apport du demandeur au budget du projet ?

Voir 1.3 des lignes directrices
Si la subvention demandée à l’UE est au minimum de 60 000 euros et que la contribution des demandeurs est d’un minimum de 10%, alors l’apport de l’OSC sera au minimum d’environ 6 000 euros, pour un total de l'action de l’exemple de  66.000 €

18

Les frais engagés sur le terrain avant le démarrage du projet pourront-ils être comptabilisés si le projet de l’association est sélectionné ?

Voir 2.1.5 des lignes directrices
Non, seuls les frais engagés après la signature du contrat de subvention sont éligibles (principe de non rétroactivité).

19

Comment tenir une comptabilité en EURO alors que les dépenses ont été effectuées en USD ou en CDF ?

Les prévisions budgétaires et les rapports financiers du projet doivent être présentés en EURO. les dépenses engagées pour la mise en œuvre peuvent être effectuées en Euro, en USD ou en CDF. C’est lors de la présentation du rapport financier qu’il faudra convertir toutes ces dépenses en EURO. Le taux de conversion à appliquer est celui mensuellement publié sur le site de l’Union européenne (en tenir compte lors des conversions).
L’OSC devra ouvrir un compte spécifique en Euro ou USD pour recevoir la subvention et justifier des opérations de change effectués au cours du projet. 

NOTE SUCCINCTE ET FORMULAIRE DE DEMANDE COMPLÈTE

20

Quelle date de démarrage du projet doit-on considérer et indiquer étant donné que la procédure de sélection dure plusieurs mois ?

Dans les documents projets, au niveau du calendrier, il est recommandé de ne pas mentionner une date de démarrage précise. Par exemple dans le chronogramme, il suffit d’indiquer « mois 1 », «mois 2», etc. 
Le calendrier indicatif donne une date de signature des contrats au cours du mois de novembre 2014

21

Doit-on intégrer la phase de formation prévue par le PA2D dans le plan d’action ?

Dans le cadre spécifique de cet appel à propositions le PA2D (administration contractante) prévoit une formation d’une durée de six jours à Kinshasa et Goma qui aura pour thèmes (i) les outils de vulgarisation de la décentralisation (ii) la gestion financière de projet sur financement 10ième FED. Cette formation sera prise en charge pour par le PA2D ; elle est destinée à 4 membres de chacune des OSC bénéficiaires.
Oui. Les OSC devront intégrer cette activité lors de l’élaboration du planning au cours du premier mois de mise en œuvre.

22

Quelles informations sont demandées dans la note succincte ?

Voir 2.2.1 des lignes directrices et l'annexe A de cet appel à propositions.  

SELECTION ET EVALUATION DES PROJETS

23

Peut-on déposer le dossier à l’antenne du PA2D de Goma ?

Peut-on envoyer le dossier par E-mail ?

Non pour les deux questions. (voir 2.2.2 des lignes directrices).
L’appel est national ; le PA2D ne possède pas d’antenne dans d’autres régions couvertes à part à Goma, et l’ensemble du processus doit être examiné à Kinshasa où se trouve le CTE (Comité Technique d’Evaluation). Tous les dossiers devront être réceptionnés
 à Kinshasa au bureau du PA2D avant 13 H le mardi 29 juillet 2014

25

Est-ce que les volumes financiers gérés ou l’expérience de la structure seront prises en compte ?

Voir 2.3 (grille d’évaluation) des lignes directrices
Point 1 de la grille d’évaluation des notes complètes  
Oui. L’expérience en gestion de projets et en gestion de fonds de chaque association sera prise en considération.

26

Y va-t-il une enveloppe prêt déterminée pour chacune des Zones d’interventions ?

Non / la répartition des financements se fera au niveau du classement des propositions sur chacune des zones en privilégiant par la suite une couverture la plus large possible. 

27

Est-ce que la Commission européenne donne toujours les raisons de la non sélection d'une proposition ?

Les lignes directrices décrivent le processus de sélection des étapes 1 à 3 - Les grilles d'évaluation ont été jointes pour information au point 2.3 - L'évaluation se fait sur des critères transparents, non discriminatoires et sur la base de l'égalité de traitement. Les demandeurs sont informés sur l'évaluation de leur proposition. 
Oui. Après chaque étape le comité d’évaluation adresse une lettre aux demandeurs dans laquelle est précisé le résultat de l’évaluation et en cas de rejet, les raisons de cette décision négative.

DIVERS

28

La prolongation de la durée du projet à cause des éventualités liées à la sécurité dans certaines zones ?

Non, le PA2D n’a pas la possibilité de prolonger ni de modifier le calendrier de mise en œuvre de ce projet suite à des contraintes de temps, car le projet PA2D arrivera presque à terme en fin de premier semestre 2015.

29

Y a-t-il un inconvénient si le formulaire arrivait avant la date du 29 juillet 2014 ?

Non

30

Y a-t-il possibilité d’obtenir une permission spéciale provenant de l’UE permettant aux OSC de prendre des avions humanitaires (ECOFLIGHT ou MONUSCO) pour se rendre dans des zones difficile d’accès comme Walikale ?

Ni le PA2D ni la Délégation de l’Union Européenne ne peuvent s’engager sur cette question ni faciliter l’accès à ces services. Chaque bénéficiaire devra traiter son dossier individuellement.
Par ailleurs il est très peu probable qu’une telle autorisation soit délivrée vue la nature des actions et la durée réduite de mise en œuvre. Nous recommandons aux demandeurs de recourir à une organisation locale bien implantée dans cette zone pour effectuer la mise en œuvre des actions de vulgarisation et de sensibilisation. 

31

Faut-il prévoir une évaluation du projet ?

Du fait de la durée réduite à 6 mois seule une évaluation finale restreinte effectuée en interne permettra de faire le point sur les résultats obtenus, de capitaliser, de les mettre en perspective sur la durabilité.
Toutefois il faut noter que le PA2D effectuera des missions de monitoring sur le terrain et procédera à l’audit des subventions.

 

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